Ersetzendes Scannen & TR-RESISCAN (BSI TR-03138): Der Leitfaden zum Ersetzenden Scannen
Physische Dokumentenarchive verschlingen in Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen wertvolle Arbeitszeit, Bürofläche und erhebliche Mietkosten. Doch die Digitalisierung von Akten wirft entscheidende rechtliche Fragen auf: Reicht ein gewöhnlicher PDF-Scan aus, um das Papieroriginal ruhigen Gewissens vernichten zu können? Was passiert, wenn eine Steuerprüfung ansteht oder ein Dokument vor Gericht als Beweismittel dienen muss? Dieser Ratgeber erklärt Ihnen leicht verständlich und praxiserprobt, wie das Ersetzende Scannen nach der Technischen Richtlinie BSI TR-03138 (TR-RESISCAN) funktioniert.
Erfahren Sie, welche gesetzlichen Rahmenbedingungen gelten, wie eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation aufgebaut sein muss und wie Sie den Schritt zum papierlosen Büro rechtssicher vollziehen.
Inhaltsverzeichnis:
Digitale Akten statt Papierberge: Was Ersetzendes Scannen rechtlich und praktisch bedeutet
Der Standard für Rechtssicherheit: Was ist TR-RESISCAN (BSI TR-03138)?
Rechtliche Grundlagen & Compliance: GoBD und Beweiskraft im Streitfall
Eigenregie vs. Dienstleister: Wann lohnt sich das Auslagern?
Schritt-für-Schritt-Anleitung: So setzen Sie Ersetzendes Scannen im Unternehmen um
Professioneller Scan-Service: Ihr Partner für TR-RESISCAN-konforme Digitalisierung
Das Wichtigste auf einen Blick
Ersetzendes Scannen bezeichnet das Digitalisieren von Papierdokumenten mit dem expliziten Ziel, das Original im Anschluss rechtssicher zu vernichten.
Die BSI TR-03138 (TR-RESISCAN) liefert den maßgeblichen technischen und organisatorischen Leitfaden, um die Integrität und Lesbarkeit gescannter Akten zu garantieren. Die aktuelle BSI-Fassung ist Version 1.5 vom 21. November 2024.
Eine lückenlose Verfahrensdokumentation ist die zwingende rechtliche Voraussetzung, damit Finanzämter und Gerichte das elektronische Dokument als Beweismittel anerkennen.
Nach § 371a ZPO besitzen ordnungsgemäß gescannte Dokumente vor Gericht den gleichen Beweiswert wie Bildaufnahmen oder elektronische Datenquellen.
Ausgenommen von der Vernichtung sind wenige Spezialdokumente mit eigenhändiger Unterschrift oder öffentlicher Beurkundung (z. B. Notarverträge, Wertpapiere).
Ersetzendes Scannen: Was bedeutet das eigentlich rechtlich und praktisch?
In vielen europäischen und deutschen Unternehmen prägen meterlange Aktenregale noch immer den Arbeitsalltag. Der administrative Aufwand für das Suchen, Ablegen und Archivieren physischer Unterlagen bindet erhebliche personelle Ressourcen. Hinzu kommen stetig steigende Kosten für gewerbliche Lagerflächen. Die Digitalisierung von Dokumenten ist daher ein strategisch notwendiger Schritt.
Allerdings herrscht in vielen Personal-, Finanz- und Rechtsabteilungen große Unsicherheit über die rechtliche Tragweite der Digitalisierung. Das bloße Einscannen eines Dokuments zur Speicherung auf einem lokalen Server genügt nicht, um das Papierdokument anschließend der Vernichtung zuzuführen. An dieser Stelle setzt das Ersetzende Scannen an. Hierunter versteht man einen klar definierten, qualitätsgesicherten Prozess, bei dem ein physisches Dokument so digitalisiert wird, dass das entstandene elektronische Dokument das Papieroriginal im Rechtsverkehr und gegenüber Behörden vollständig ersetzt.
Das Ziel des Verfahrens ist eindeutig: Nach dem Ersetzenden Scannen darf das physische Papierdokument vernichtet werden, ohne dass ein Verlust an Beweiskraft oder Rechtssicherheit droht. Um diesen Zustand zu erreichen, muss das Digitalisat die Anforderungen an die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit lückenlos erfüllen. Die Grundlagen zum gewöhnlichen Scannen von Dokumenten zeigen bereits, wie wichtig strukturierte Erfassungsprozesse sind; beim Ersetzenden Scannen werden diese organisatorischen Regeln jedoch um ein Vielfaches verschärft.
Konventionelles Scannen und ersetzendes Scannen unterscheiden sich daher vor allem durch den Zweck und die Anforderungen an den Prozess:
Beim einfachen Scannen entsteht eine digitale Kopie, während das Original erhalten bleibt.
Beim ersetzenden Scannen wird ein definierter Prozess eingesetzt, mit dem das digitale Dokument anschließend an die Stelle des Papierdokuments treten kann.
Die Entscheidung über eine Vernichtung des Originals muss dabei für die jeweilige Dokumentenart gesondert geprüft werden.
TR-RESISCAN: Der Standard für einen sicheren Scanprozess
Die TR-RESISCAN ist die Technische Richtlinie BSI TR-03138 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Sie trägt den Titel „Ersetzendes Scannen“ und beschreibt Anforderungen für einen Scanprozess, bei dem Papierdokumente durch elektronische Dokumente ersetzt werden sollen.
Das Ziel besteht darin, die notwendigen organisatorischen und technischen Maßnahmen für einen nachvollziehbaren Scanprozess zu beschreiben. Dazu gehören unter anderem die Dokumentenvorbereitung, das Scannen, die Nachbearbeitung und die Integritätssicherung.
Die TR-RESISCAN betrachtet dabei nicht nur den Scanner. Entscheidend ist das Zusammenspiel verschiedener Prozessschritte. Dazu gehören beispielsweise die Festlegung von Verantwortlichkeiten, geeignete technische Maßnahmen und eine Dokumentation des Verfahrens.
Was bedeutet BSI TR-03138?
Die Bezeichnung BSI TR-03138 steht für die Technische Richtlinie zum ersetzenden Scannen. „RESISCAN“ ist die Kurzbezeichnung der Richtlinie.
Je nach Schutzbedarf können unterschiedliche Maßnahmen erforderlich sein. Deshalb sieht die Richtlinie unter anderem eine Schutzbedarfsanalyse vor. Dabei wird betrachtet, wie hoch die Anforderungen an die zu digitalisierenden Dokumente und den Scanprozess sind.
Das BSI unterscheidet daher drei Schutzbedarfskategorien:
Normaler Schutzbedarf: Standarddokumente aus dem Geschäftsalltag ohne besondere rechtliche Risiken. Hier genügen Standard-Qualitätskontrollen und normale Protokollierungen.
Hoher Schutzbedarf: Unterlagen mit erheblichem finanziellen Wert, vertrauliche Verträge oder steuerrelevante Belege mit hohem Haftungsrisiko. Hier fordert tr resiscan strengere Kontrollen, Vier-Augen-Prinzipien und erweiterte Integritätssicherungen.
Sehr hoher Schutzbedarf: Dokumente von existenzieller Bedeutung für eine Organisation oder Verträge mit extrem hohen Schadenssummen. Hier kommen qualifizierte elektronische Signaturen oder Zeitstempel zum Einsatz.
Durch die Klassifizierung wird sichergestellt, dass der Prozess des Ersetzenden Scannens wirtschaftlich bleibt, gleichzeitig aber das geforderte Maß an Compliance erreicht wird.
Wichtig ist: Die TR-RESISCAN ist kein allgemeines Gesetz, das jedes Unternehmen zwingend für jeden Scanvorgang anwenden muss. Sie kann vielmehr als Orientierung für die Gestaltung eines belastbaren Scanprozesses dienen. Das BSI beschreibt außerdem ein Verfahren, mit dem ein konkreter Scanprozess gegen die Vorgaben der TR-RESISCAN zertifiziert werden kann. Gegenstand einer solchen Zertifizierung ist dabei der Scanprozess und nicht pauschal eine bestimmte Scanner-Hardware oder Software.
3. Rechtliche Grundlagen: GoBD und Beweiskraft digitaler Dokumente
Beim ersetzenden Scannen müssen mehrere Themen voneinander unterschieden werden. Dazu gehören Aufbewahrungspflichten, steuerliche Anforderungen, Datenschutz und die Frage des Beweiswerts digitaler Dokumente.
Für Unternehmen spielt insbesondere die GoBD eine Rolle, wenn es um steuerlich relevante Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen geht. Das Bundesministerium der Finanzen hat die GoBD zuletzt unter anderem im Juli 2025 aufgrund gesetzlicher Änderungen angepasst.
Die GoBD machen deutlich, dass die elektronische Aufbewahrung nicht nur aus dem Speichern irgendeiner Datei besteht. Entscheidend sind unter anderem die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Verarbeitung und Aufbewahrung.
Sind gescannte Dokumente vor Gericht anerkannt?
Ein häufiger Irrtum besteht darin, dass ein nach TR-RESISCAN erstellter Scan automatisch denselben Beweiswert wie das Papieroriginal besitzt. Eine solche pauschale Aussage ist nicht richtig.
Die Zivilprozessordnung enthält eigene Regelungen zur Beweiskraft elektronischer Dokumente. § 371 ZPO sieht beispielsweise vor, dass ein elektronisches Dokument grundsätzlich durch Vorlage oder Übermittlung der Datei als Augenscheinsobjekt zum Gegenstand der Beweisaufnahme gemacht werden kann. § 371a ZPO regelt darüber hinaus besondere Voraussetzungen für die Beweiskraft bestimmter elektronischer Dokumente, etwa bei qualifizierter elektronischer Signatur.
Das zeigt: Die Frage, ob ein digitales Dokument im konkreten Streitfall als Beweismittel ausreicht, hängt von den jeweiligen Umständen und der Art des Dokuments ab.
Welche Originale sollten besonders geprüft werden?
Vor einer Vernichtung sollte deshalb immer geprüft werden, ob das Papieroriginal aufgrund seiner rechtlichen Bedeutung, Form oder besonderen Eigenschaften weiterhin benötigt wird.
Das betrifft beispielsweise Dokumente, für die besondere gesetzliche Formvorschriften gelten oder bei denen die Urschrift selbst eine besondere Bedeutung besitzt. Ein Beispiel dafür ist die Grundbuchordnung: Dort kann ein etwaiges Erfordernis, den Besitz einer Urschrift oder Ausfertigung nachzuweisen, ausdrücklich unberührt bleiben.
Es gibt Dokumente, bei denen das Papieroriginal trotz Ersetzendem Scannen zwingend aufbewahrt werden muss:
Notariell beurkundete Verträge und Urkunden
Wertpapiere, Wechsel und Bürgschaftserklärungen
Dokumente, bei denen das Gesetz ausdrücklich die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift verlangt (z. B. Beendigung von Arbeitsverhältnissen)
Erbgutachten und behördliche Originalbescheide mit Siegelungsnotwendigkeit
Für alle anderen gewöhnlichen Geschäftsunterlagen gilt: Beachten Sie die rechtlichen Vorgaben bezüglich der Aufbewahrungsfristen von Dokumenten, um sicherzustellen, dass die elektronischen Akten nach der Digitalisierung für den geforderten Zeitraum (meist 6 bis 10 Jahre) unveränderbar gespeichert bleiben.
Merke: TR-RESISCAN kann einen strukturierten Scanprozess unterstützen. Die Richtlinie ersetzt aber nicht die individuelle Prüfung, ob ein bestimmtes Original vernichtet werden darf.
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4. Die Verfahrensdokumentation beim Ersetzenden Scannen
Eine Verfahrensdokumentation beschreibt, wie ein digitaler Prozess im Unternehmen organisiert und durchgeführt wird. Beim ersetzenden Scannen ist sie besonders wichtig, weil sie nachvollziehbar macht, welche Schritte vom Eingang eines Papierdokuments bis zur digitalen Bereitstellung durchgeführt werden.
Das BSI weist selbst darauf hin, dass die getroffenen organisatorischen und technischen Maßnahmen in einer geeigneten Verfahrensdokumentation beschrieben werden sollen. Dadurch soll unter anderem sichergestellt werden, dass die vorgesehenen Maßnahmen vollständig berücksichtigt und ordnungsgemäße Scanprozesse umgesetzt werden.
Was sollte eine Verfahrensdokumentation enthalten?
Eine konkrete Verfahrensdokumentation muss immer zum jeweiligen Unternehmen und Verfahren passen. Typische Bestandteile können beispielsweise sein:
Geltungsbereich: Für welche Dokumente und Prozesse gilt das Verfahren?
Verantwortlichkeiten: Wer ist für Vorbereitung, Scan, Kontrolle und Freigabe zuständig?
Technische Komponenten: Welche Scanner, Systeme und Speicherlösungen werden eingesetzt?
Scanprozess: Wie werden Dokumente vorbereitet und digitalisiert?
Qualitätskontrolle: Wie wird geprüft, ob die digitalen Dokumente vollständig und lesbar sind?
Indexierung: Wie werden Dokumente eindeutig zugeordnet und wiedergefunden?
Berechtigungen: Wer darf auf die digitalen Dokumente zugreifen?
Fehlerbehandlung: Was passiert, wenn ein Scan fehlerhaft oder unvollständig ist?
Originale: Wie wird entschieden, was mit den Papierdokumenten geschieht?
Änderungen: Wie werden Anpassungen des Verfahrens dokumentiert?
Eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation kann dabei als Orientierung dienen. Sie sollte aber nicht unverändert übernommen werden. Entscheidend ist, dass die Dokumentation den tatsächlichen Prozess des Unternehmens beschreibt.
Das BSI verweist in seiner Handlungshilfe sogar auf Beispiele und Templates für Verfahrensdokumentationen.
5. Anwendungsbeispiele aus der Praxis
Ersetzendes Scannen kann in unterschiedlichen Unternehmensbereichen sinnvoll sein. Die Anforderungen unterscheiden sich jedoch je nach Dokumentenart und Verwendungszweck.
Personalabteilung: Personalakten digitalisieren
In Personalabteilungen befinden sich häufig umfangreiche Papierakten. Durch die Digitalisierung können Unterlagen zentral und schneller verfügbar gemacht werden.
Bei einer digitalisierten Personalakte spielen zusätzlich die Anforderungen an Datenschutz und Zugriffsberechtigungen eine wichtige Rolle. Nicht jede Person im Unternehmen sollte auf sämtliche Personalunterlagen zugreifen können.
Ob ein Papieroriginal nach dem Scan vernichtet werden kann, muss auch bei Personalakten für die jeweiligen Dokumente geprüft werden.
Buchhaltung und Finance
Eingangsrechnungen, Belege und andere steuerlich relevante Unterlagen werden in vielen Unternehmen bereits digital verarbeitet. Hier sind insbesondere die Anforderungen der GoBD an die ordnungsmäßige elektronische Verarbeitung und Aufbewahrung relevant.
Entscheidend ist deshalb nicht nur, ob ein Beleg lesbar eingescannt wurde. Der gesamte Prozess von der Erfassung über die Verarbeitung bis zur Aufbewahrung muss nachvollziehbar organisiert sein.
Verwaltung und Posteingang
Auch der laufende Posteingang kann digitalisiert werden. Eingehende Briefe werden dabei vorbereitet, gescannt, den richtigen Vorgängen zugeordnet und digital weitergeleitet.
Gerade bei regelmäßig hohem Postaufkommen kann ein definierter Prozess dabei helfen, Dokumente schneller verfügbar zu machen und die Bearbeitung unabhängig vom Papierumlauf zu organisieren.
6. Ersetzendes Scannen selbst durchführen oder Anbieter beauftragen?
Unternehmen können einen Scanprozess grundsätzlich intern oder mit Unterstützung eines externen Dienstleisters organisieren. Welche Variante sinnvoll ist, hängt unter anderem von Dokumentenmenge, Dokumentenarten, vorhandener Technik und verfügbaren personellen Ressourcen ab.
Interne Digitalisierung
Für kleinere Bestände kann das Scannen mit eigener Hardware sinnvoll sein. Bei größeren Archiven entstehen dagegen schnell zusätzliche Anforderungen:
Dokumente müssen vorbereitet und sortiert werden.
Mitarbeitende benötigen Zeit für das Scannen.
Die Qualitätskontrolle muss organisiert werden.
Indexierung und Ablage müssen festgelegt werden.
Prozesse und Verantwortlichkeiten müssen dokumentiert werden.
Die vorhandene Technik muss zum Umfang und zu den Dokumenten passen.
Wann kann ein externer Anbieter sinnvoll sein?
Ein spezialisierter Scan-Anbieter kann insbesondere bei großen Papierbeständen interessant sein. Das BSI beschreibt auch für das Outsourcing, dass die Anforderungen an den Scanprozess grundsätzlich bestehen bleiben. Bei einem externen Dienstleister sollten deshalb unter anderem Scanprozess, Verfahrensdokumentation und weitere Nachweise betrachtet werden.
Bei der Auswahl eines Anbieters sollten Unternehmen daher nicht ausschließlich auf den Preis pro Seite achten. Wichtiger sind beispielsweise:
Erfahrung mit vergleichbaren Dokumentenbeständen
definierter Scan- und Qualitätsprozess
OCR und strukturierte Indexierung
sichere Datenübertragung
Datenschutz und Auftragsverarbeitung
transparente Regelungen zum Umgang mit Originalen
nachvollziehbare Dokumentation des Prozesses
Wichtig: Ein Anbieter kann den technischen und organisatorischen Scanprozess übernehmen. Die Verantwortung dafür, welche Dokumente im konkreten Fall aufbewahrt werden müssen, sollte dadurch nicht ungeprüft auf den Dienstleister übertragen werden.
Große Papierbestände professionell digitalisieren lassen: Unser Scan-Service unterstützt Unternehmen bei der strukturierten Digitalisierung von Dokumenten.
7. Ersetzendes Scannen Schritt für Schritt umsetzen
Ein Digitalisierungsprojekt sollte nicht mit der Auswahl eines Scanners beginnen. Sinnvoller ist es, zunächst den gesamten Prozess zu planen.
1. Dokumentenbestand analysieren
Welche Dokumente sollen digitalisiert werden? Wie groß ist der Bestand? Welche Dokumententypen gibt es und welche Anforderungen gelten jeweils?
2. Schutzbedarf und Anforderungen bestimmen
Anschließend sollten Unternehmen prüfen, welche Schutz- und Sicherheitsanforderungen für die jeweiligen Dokumente gelten.
3. Scanprozess festlegen
Nun werden Vorbereitung, Scanqualität, Nachbearbeitung, Qualitätskontrolle, Indexierung und Bereitstellung definiert.
4. Verfahrensdokumentation erstellen
Die festgelegten Abläufe werden in einer Verfahrensdokumentation beschrieben. Dabei sollte die Dokumentation den tatsächlichen Prozess abbilden und bei späteren Änderungen aktualisiert werden.
5. Testen und Qualität kontrollieren
Vor der vollständigen Digitalisierung empfiehlt sich ein Testlauf. Dabei lässt sich feststellen, ob Scanqualität, Vollständigkeit, OCR, Indexierung und Ablage wie geplant funktionieren.
6. Umgang mit den Papieroriginalen festlegen
Erst nachdem die erforderlichen Prüfungen abgeschlossen wurden, sollte entschieden werden, welche Originale weiterhin aufzubewahren sind und welche Dokumente nach den festgelegten Vorgaben vernichtet werden können.
8. Professioneller Scan-Service für Digitalisierungsprojekte
Die Digitalisierung umfangreicher Papierbestände kann viel Zeit und interne Ressourcen binden. Gerade bei größeren Dokumentenmengen kann es daher sinnvoll sein, den Scanprozess an einen spezialisierten Dienstleister auszulagern.
OFFIZ bietet einen professionellen Scan-Service für die Digitalisierung unterschiedlichster Dokumentenbestände. Wir digitalisieren beispielsweise Akten, Verträge, Rechnungen, Personalunterlagen und andere Unterlagen und stellen die fertigen Digitalisate strukturiert für die weitere Verarbeitung bereit. Je nach Anforderung können wir die Dokumente per OCR durchsuchbar machen und nach den gewünschten Kriterien indexieren.
Vor Beginn eines Digitalisierungsprojekts stimmen wir gemeinsam mit Ihnen ab, welche Unterlagen digitalisiert werden, wie die digitalen Dokumente strukturiert und bereitgestellt werden sollen und was anschließend mit den Papieroriginalen geschieht.
Beim OFFIZ Scan-Service übernehmen wir den gesamten Prozess:
Sicherer Transport: Auf Wunsch holen wir Ihre Unterlagen mit eigenen Logistikfahrzeugen in verschlossenen Sicherheitsbehältern bei Ihnen ab.
Professionelle Vorbereitung: Wir entklammern, sortieren und glätten die Unterlagen und bereiten sie für den Scanvorgang vor.
Scanning und Qualitätskontrolle: Ihre Dokumente werden mit professioneller Scantechnik digitalisiert und anschließend auf die Qualität der Digitalisate geprüft.
OCR und Indexierung: Je nach Anforderung machen wir die Dokumente per OCR durchsuchbar und versehen sie mit den vereinbarten Index- und Strukturdaten.
Bereitstellung und Umgang mit den Originalen: Wir stellen die digitalen Dokumente entsprechend der vereinbarten Struktur bereit. Für die Papieroriginale können je nach Projekt Rückgabe, Zwischenlagerung oder eine datenschutzkonforme Vernichtung vereinbart werden.
Mit OFFIZ können Sie die Digitalisierung umfangreicher Papierbestände auslagern, ohne dafür eigene Scantechnik anschaffen oder interne Mitarbeiter dauerhaft für den Scanprozess einsetzen zu müssen. Wir übernehmen die Vorbereitung, Digitalisierung und strukturierte Bereitstellung Ihrer Unterlagen und passen den Ablauf an die Anforderungen Ihres Projekts an.
Wenn Sie größere Dokumentenbestände digitalisieren möchten, besprechen wir mit Ihnen den geplanten Ablauf und die für Ihr Projekt passenden Leistungen.
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9. FAQ zum ersetzenden Scannen
Darf man nach dem ersetzenden Scannen alle Papierdokumente vernichten?
Nein. Ersetzendes Scannen bedeutet nicht automatisch, dass jedes Papieroriginal vernichtet werden darf. Vor der Vernichtung müssen die für das jeweilige Dokument geltenden gesetzlichen, vertraglichen und beweisrechtlichen Anforderungen geprüft werden.
Ist die BSI TR-03138 für Unternehmen verpflichtend?
Die TR-RESISCAN ist keine allgemeine gesetzliche Pflicht für jedes private Unternehmen. Sie beschreibt Anforderungen an das ersetzende Scannen und kann als Grundlage für die Gestaltung eines entsprechenden Scanprozesses dienen.
Was ist die BSI TR-03138?
Die BSI TR-03138, auch TR-RESISCAN genannt, ist eine Technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik zum ersetzenden Scannen. Die aktuelle Version 1.5 wurde am 21. November 2024 veröffentlicht.
Braucht man beim ersetzenden Scannen eine Verfahrensdokumentation?
Eine geeignete Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil eines nachvollziehbaren Scanprozesses. Das BSI empfiehlt, die getroffenen organisatorischen und technischen Maßnahmen entsprechend zu dokumentieren.
Gibt es eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation beim ersetzenden Scannen?
Vorlagen und Muster können bei der Strukturierung helfen. Sie sollten jedoch individuell an den tatsächlichen Prozess des Unternehmens angepasst werden. Eine allgemeine Vorlage kann die Prüfung der konkreten Dokumente und Abläufe nicht ersetzen.
Können Personalakten ersetzend gescannt werden?
Ja, Personalakten können digitalisiert werden. Bei der Frage, ob Papieroriginale anschließend vernichtet werden können, müssen jedoch die jeweiligen Dokumente und geltenden Anforderungen betrachtet werden. Zusätzlich sind insbesondere Datenschutz und Zugriffskontrollen zu berücksichtigen.
Wie lange müssen gescannte Dokumente aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsdauer hängt von der Dokumentenart und den jeweils geltenden Vorschriften ab. Die Digitalisierung eines Dokuments bedeutet nicht automatisch, dass die Aufbewahrungsfrist entfällt. Entscheidend ist außerdem die Frage, ob das Original weiterhin benötigt wird.
Was kostet ein Anbieter für ersetzendes Scannen?
Die Kosten hängen unter anderem von Dokumentenmenge, Format, Zustand der Unterlagen, Scanqualität, OCR, Indexierung und gewünschter Bereitstellung ab. Deshalb lässt sich für ein komplettes Digitalisierungsprojekt in der Regel kein sinnvoller Pauschalpreis nennen.
Worauf sollte man bei einem Scan-Anbieter achten?
Neben dem Preis sollten Unternehmen insbesondere auf einen klar beschriebenen Scanprozess, Qualitätskontrollen, Datenschutz, sichere Datenübertragung, strukturierte Bereitstellung und nachvollziehbare Dokumentation achten. Bei einem ausgelagerten Prozess sollte außerdem geklärt werden, welche Nachweise und Verantwortlichkeiten zwischen Auftraggeber und Dienstleister bestehen.
Fazit: Ersetzendes Scannen braucht einen durchdachten Prozess
Damit digitale Dokumente an die Stelle von Papieroriginalen treten können, muss der gesamte Prozess von der Dokumentenvorbereitung bis zur digitalen Ablage geplant, kontrolliert und nachvollziehbar dokumentiert werden.
Die BSI TR-03138 (TR-RESISCAN) bietet dafür einen strukturierten Rahmen. Gleichzeitig müssen Unternehmen die konkreten Anforderungen ihrer Dokumente, Aufbewahrungspflichten und den jeweiligen Verwendungszweck berücksichtigen. Eine Verfahrensdokumentation hilft dabei, die tatsächlichen Abläufe nachvollziehbar festzuhalten.
Wer umfangreiche Papierbestände digitalisieren möchte, sollte deshalb nicht erst beim Scannen über die Anforderungen nachdenken. Eine frühzeitige Analyse des Dokumentenbestands und des gewünschten Digitalisierungsprozesses schafft die Grundlage für eine strukturierte Umsetzung.
Dieser Artikel ist Teil unseres umfassenden Leitfadens „Digitale Transformation im Unternehmen“. Dort finden Sie alle zentralen Themen rund um Digitalisierung kompakt gebündelt – von Dokumentenmanagement über digitale HR- und Finanzprozesse bis hin zu Software-Auswahl, Umsetzung und rechtlichen Rahmenbedingungen.
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Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel bietet einen Überblick zum Thema Ersetzendes Scannen und wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch können wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit der Inhalte übernehmen. Für spezifische rechtliche Auskünfte empfehlen wir, einen Experten zu Rate zu ziehen.
