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DIGITALISIERUNG
Dokumente digitalisieren und Papierbestände nutzbar machen
Akten im Keller, Personalakten im Schrank, Post auf dem Schreibtisch: Papier bremst, sobald Informationen schnell oder von unterwegs gebraucht werden. Hier zeigen wir, wie sich Papierbestände strukturiert digitalisieren lassen und wo Datenerfassung den nächsten Schritt erleichtert.
Bewertet & zertifiziert
Ausgangssituation
Wo Papier heute noch bremst
Viele Unternehmen arbeiten längst digital, bis auf die Dokumente, die noch auf Papier vorliegen. An diesen Stellen entstehen Medienbrüche: Informationen müssen gesucht, kopiert oder abgetippt werden, und wer nicht vor Ort ist, hat keinen Zugriff.
02
Personalakten
01
Papierarchive
04
Posteingang
03
Altakten
06
Platzbedarf
05
Fehlende Durchsuchbarkeit
08
Medienbrüche zwischen Papier und System
07
Dezentrales Arbeiten und Homeoffice
Handlungsbedarf
Woran Sie erkennen, dass Handlungsbedarf besteht
Suchen dauert länger als Bearbeiten
Unterlagen müssen erst gefunden werden, bevor die Arbeit beginnen kann.
Zugriff nur vor Ort
Wer mobil oder im Homeoffice arbeitet, ist auf Kolleginnen und Kollegen im Büro angewiesen.
Doppelte Datenhaltung
Informationen liegen auf Papier und werden zusätzlich von Hand ins System übertragen.
Räume werden zum Archiv
Aktenbestände belegen Fläche, die anders genutzt werden könnte.
Lösungswege
Drei Wege zu digitalen Dokumenten
Welcher Weg passt, hängt von der Menge ab, davon, wie oft die Unterlagen gebraucht werden, und ob nur Altbestände oder auch laufende Eingänge betroffen sind.
WEG 01
Intern scannen
GEEIGNET, WENN
der Bestand klein ist und Geräte sowie Zeit vorhanden sind.
ZU BEDENKEN
Bindet Mitarbeitende. Einheitliche Struktur und Benennung sind aufwendig.
WEG 02
Nur neue Dokumente digital erfassen
GEEIGNET, WENN
Altbestände selten gebraucht werden.
ZU BEDENKEN
Papier und digitale Ablage bestehen über Jahre nebeneinander.
WEG 04 - HIER SETZT OFFIZ AN
Digitalisierung extern beauftragen
GEEIGNET, WENN
größere Bestände oder laufende Eingänge strukturiert digitalisiert werden sollen.
ZU BEDENKEN
Erfordert Absprachen zu Übergabe, Struktur und Bereitstellung der Dateien.
WIE HILFT OFFIZ
Wie OFFIZ Sie bei der Digitalisierung unterstützt
OFFIZ übernimmt Ihre physischen Dokumente und verwandelt sie in digitale Formate. Auf Wunsch werden relevante Inhalte zusätzlich erfasst, damit sie in Ihren Systemen weiterverarbeitet werden können.
Was OFFIZ übernimmt
-
Digitalisierung physischer Dokumente
-
Digitalisierung von Personalakten
-
Digitalisierung des laufenden Posteingangs
-
Erfassung relevanter Daten für Ihre Systeme
Was vorab geklärt wird
-
Welche Bestände digitalisiert werden
-
In welcher Struktur die Dateien bereitgestellt werden
-
Welche Daten zusätzlich erfasst werden sollen
-
Wie die Dokumente übergeben werden
PASSENDE LEISTUNGEN
Leistungen für die Digitalisierung Ihrer Dokumente
PRIMÄRE LEISTUNGEN
Kundenservice
Wir verwandeln Ihre physischen Dokumente schnell und sicher in digitale Formate, um Ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten.
Passt, wenn Papierbestände oder Akten in digitale Formate überführt werden solle
Personalakten digitalisieren →
Papierbestände werden sicher digitalisiert und nutzbar gemacht.
Papierbestände werden sicher digitalisiert und nutzbar gemacht.
Papierbestände werden sicher digitalisiert und nutzbar gemacht.
EIGNUNG
Für wen diese Lösung geeignet ist
Passt gut, wenn …
Es gibt größere Papierbestände oder regelmäßige Posteingänge
Dokumente werden von mehreren Personen oder Standorten gebraucht
Inhalte sollen in einem System weiterverarbeitet werden
Passt weniger, wenn …
Es geht nur um wenige einzelne Dokumente
Die Anforderungen an Ablage und Aufbewahrung sind intern noch offen
Häufig in diesen Branchen
ZSAMMENARBEIT
So läuft die Zusammenarbeit ab
STUFE 01
Analysegespräch
Am Anfang steht das Verständnis. In einem detaillierten Gespräch analysieren wir gemeinsam Ihren spezifischen Bedarf und die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens.
STUFE 02
Strategieentwicklung
Im Anschluss an die Bedarfsermittlung entwickeln wir einen maßgeschneiderten Aktionsplan – eine Strategie, die auf die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.
STUFE 03
Implementierung
In dieser Phase implementieren wir die entwickelte Strategie. Wir achten dabei auf alle vereinbarten Details und integrieren unsere Lösungen nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse.
STUFE 04
Übernahme
Sobald alles eingerichtet ist, übernehmen wir verantwortungsvoll die vereinbarten Geschäftsprozesse. Wir gewährleisten einen reibungslosen Betrieb und führen kontinuierliche Optimierungen durch.
REFERENZEN
Diese Kunden vertrauen auf uns
Offiz ist seit 20 Jahren Ihr Partner, wenn es um das Thema Outsourcing geht. Wir übernehmen die Aufgaben, die Ihnen Zeit wegnehmen, sodass Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt.
FAQ
Häufige Fragen
Welche Dokumente können digitalisiert werden?
Typisch sind Akten, Personalakten, Altbestände und der laufende Posteingang. Welche Mengen und Formate in Ihrem Fall infrage kommen, klären wir im Analysegespräch.
Werden die Inhalte auch erfasst oder nur gescannt?
Beides ist möglich. Zusätzlich zur Digitalisierung kann OFFIZ relevante Daten erfassen, damit sie in Ihren Systemen weiterverarbeitet werden können.
Lässt sich auch die laufende Post digitalisieren?
Ja, dafür gibt es den Post-Scanservice.
Wie werden die digitalen Dokumente bereitgestellt?
Struktur, Benennung und Übergabeweg legen wir gemeinsam fest, bevor die Digitalisierung beginnt.
Wie wird der Datenschutz eingehalten?
OFFIZ arbeitet mit DSGVO-konformen Prozessen.
Wie werden Ihre Papierbestände digital nutzbar?
Im kostenlosen Analysegespräch klären wir gemeinsam, ob und wie sich Ihr Anliegen auslagern lässt. Wir melden uns garantiert innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen.
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