Bedeutung unserer Dienstleistung
Warum ein Telefonservice?
Jeder verpasste Anruf könnte ein verlorener Kunde sein. Ob während Meetings, außerhalb der Geschäftszeiten oder einfach, weil das Team ausgelastet ist – wenn niemand ans Telefon geht, wenden sich potenzielle Kunden oft direkt an die Konkurrenz. Bestehende Kunden fühlen sich womöglich nicht gut betreut, und potenzielle Aufträge kommen gar nicht erst zustande.
Mit unserem Telefonservice von OFFIZ bleibt Ihr Unternehmen jederzeit erreichbar – 24/7, an 365 Tagen im Jahr. Unsere professionellen Telefonisten nehmen Anrufe in Ihrem Namen entgegen, beantworten Fragen, koordinieren Termine und leiten wichtige Anliegen direkt an Sie weiter. So sorgen wir für eine perfekte Kundenkommunikation – ganz nach Ihren Vorgaben.
Der Telefonservice im Detail
So funktioniert der Telefonservice von OFFIZ
Persönlicher Ansprechpartner
Kundensupport & FAQ
Unsere Telefonisten treten als kompetente Repräsentanten Ihres Unternehmens auf. Mit professionellem Auftreten stellen sie sicher, dass jeder Anruf in Ihrem Namen freundlich und zuverlässig bearbeitet wird.
Unser Team beantwortet häufige Kundenanfragen direkt, z.B. zu Ihren Leistungen, Öffnungszeiten oder zu allgemeinen Informationen. Komplexe Anliegen leiten wir gezielt an die richtigen Ansprechpartner weiter.
Anrufannahme & Weiterleitung
Anrufe werden gemäß Ihren Anweisungen gefiltert, weitergeleitet oder dokumentiert. So stellen wir sicher, dass Sie für bestimmte Anrufer weiterhin direkt erreichbar sind, während Routineanfragen professionell von uns bearbeitet werden.
Nachrichtenübermittlung & Dokumentation
Wir übernehmen für Sie die Dokumentation aller Anrufe – ähnlich wie ein externes Sekretariat. Sie erhalten eine übersichtliche Gesprächsnotiz mit den wichtigsten Informationen.
Terminplanung & -management
24/7 Erreichbarkeit
Wir übernehmen die Verwaltung Ihres Kalenders, koordinieren Termine und setzen Änderungen um – für eine nahtlose Terminorganisation ohne zusätzlichen Aufwand für Sie.
Unser Service steht Ihnen rund um die Uhr, an 365 Tagen im Jahr zur Verfügung. Keine verpassten Anrufe mehr, egal ob während der Geschäftszeiten, am Wochenende oder an Feiertagen.
Individuelle Anpassung
Jedes Unternehmen ist einzigartig – deshalb passen wir unseren Telefonservice flexibel an Ihre Anforderungen an. Sie bestimmen, wie Anrufe bearbeitet werden, und wir setzen Ihre Wünsche zuverlässig um.
Davon profitieren Unternehmen – Die Vorteile des Telefonservices von OFFIZ
Antworten auf Ihre Fragen zum Telefonservice von OFFIZ
Welche Branchen profitieren vom Telefonservice?
Der Telefonservice von OFFIZ ist für Unternehmen aus nahezu allen Branchen eine wertvolle Unterstützung. Besonders profitieren Dienstleister, Arztpraxen, Handwerksbetriebe, Anwaltskanzleien und Maklerbüros. Überall dort, wo eine hohe Erreichbarkeit entscheidend ist, sorgt unser Service dafür, dass Anrufe professionell entgegengenommen und weitergeleitet werden. So bleiben Unternehmen für ihre Kunden erreichbar, ohne das Tagesgeschäft durch die Anrufannahme zu unterbrechen.
Kann der Telefonservice individuell an mein Unternehmen angepasst werden?
Ja, unser Telefonservice wird individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Sekretariats angepasst. Sie bestimmen, wie Anrufe bearbeitet, weitergeleitet oder dokumentiert werden. Ob individuelle Begrüßungen oder maßgeschneiderte Antworten auf häufige Fragen – unser Service wird genau auf Ihre Anforderungen abgestimmt und fügt sich nahtlos in Ihre Abläufe ein.
Worin unterscheiden sich der Telefonservice von einem Büroservice?
Ein Telefonservice übernimmt als Teilbereich des Sekretariatsservice die professionelle Anrufannahme, Weiterleitung und Bearbeitung von Kundenanfragen. Dazu gehören auch Terminmanagement, Nachrichtenübermittlung und Kundensupport, um die Erreichbarkeit Ihres Unternehmens sicherzustellen. OFFIZ agiert dabei als Ihre Telefonzentrale.
Ein Büroservice bietet darüber hinaus umfassende administrative Unterstützung, wie Dokumentenmanagement, Buchhaltungsunterstützung, E-Mail-Bearbeitung und organisatorische Tätigkeiten.
Während der Telefonservice primär die externe Kommunikation abdeckt, unterstützt der Büroservice zusätzlich bei internen Verwaltungsaufgaben. Beide Services sind bei OFFIZ Teil unseres Sekretariatsservice und können flexibel einzeln oder kombiniert gebucht werden – ganz nach Ihren individuellen Anforderungen.
Welche Kosten entstehen für den Telefonservice?
Die Kosten für unseren Telefondienst richten sich nach Ihrem individuellen Bedarf. Sie zahlen nur für die tatsächlich genutzten Leistungen. Bei OFFIZ gibt es keine festen Pakete – Sie zahlen nur für die Leistungen, die Sie wirklich benötigen. So erhalten Sie einen maßgeschneiderten Service, der perfekt auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist.
Ist der Telefonservice auch außerhalb der Geschäftszeiten verfügbar?
Ja, unser Telefonservice steht Ihnen auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten zur Verfügung – sei es abends, an Wochenenden oder an Feiertagen. So stellen wir sicher, dass Ihr Unternehmen 24/7 erreichbar bleibt und keine wichtigen Anrufe verpasst werden.
Wie werden meine Kunden über den Service informiert?
Für Ihre Kunden bleibt alles wie gewohnt – sie rufen Ihre bestehende Nummer an und werden professionell von unseren Telefonisten in Ihrem Namen begrüßt. Dabei folgen wir Ihren individuellen Vorgaben. Ob Begrüßungstexte, spezifische Antworten auf häufige Fragen oder die Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner – Ihre Kunden erleben einen professionellen und konsistenten Service, ohne zu merken, dass die Anrufe extern bearbeitet werden.
Was geschieht, wenn während des Telefonservices ein Anliegen auftritt, das meine direkte Aufmerksamkeit erfordert?
Kein Problem! Wir benachrichtigen Sie sofort über alle besonders wichtigen Anrufe oder Anliegen, sodass Sie rasch reagieren können, wenn Ihre persönliche Aufmerksamkeit direkt gefragt ist. Zusätzlich erhalten Sie eine informative Gesprächsnotiz zu jedem Anruf.
Ist der Telefonservice die richtige Lösung für mein Unternehmen?
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Ihr Unternehmen erhält viele Anrufe, die Sie nicht alle persönlich entgegennehmen können.
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Sie möchten sicherstellen, dass keine wichtigen Anfragen verpasst werden, selbst wenn Ihre Mitarbeiter beschäftigt sind.
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Sie suchen Unterstützung bei der Anrufannahme, Terminplanung und Bearbeitung von Routineanfragen, ohne zusätzliches festes Personal einstellen zu müssen.
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Sie benötigen eine kosteneffiziente Lösung, um die Erreichbarkeit Ihres Unternehmens zu verbessern.
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Sie möchten die Professionalität und den Kundenservice Ihres Unternehmens durch eine zuverlässige Anrufannahme aufwerten.
Wenn diese Punkte auf Ihr Unternehmen zutreffen, profitieren Sie mit unserem Telefonservice von einer optimierten Erreichbarkeit, einer erheblichen Zeitersparnis und der Möglichkeit, sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft zu konzentrieren.
Endlich wieder Zeit für das Kerngeschäft – Überlassen Sie
uns die Anrufannahme!
Keine verpassten Anrufe mehr, keine ständigen Unterbrechungen. Mit unserem flexiblen und professionellen Telefonservice können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren, während wir für eine reibungslose Kommunikation sorgen.