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RÜCKSTÄNDE
Erreichbarkeit verbessern, ohne das Team ständig zu unterbrechen
Unbeantwortete Anrufe kosten Vertrauen, und jedes Klingeln unterbricht konzentrierte Arbeit. Hier zeigen wir, wie sich Telefon, Kundenservice und die anschließende Bearbeitung so organisieren lassen, dass Kunden jemanden erreichen und Ihr Team entlastet wird.
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Ausgangssituation
Warum Erreichbarkeit im Alltag verloren geht
Erreichbarkeit hängt selten nur an der Zahl der Telefone. Sie hängt daran, wer Anrufe annimmt, wie Anliegen weitergegeben werden und wer sich danach darum kümmert. Fehlt eines davon, bleiben Anfragen liegen, auch wenn jemand abgehoben hat.
02
Mitarbeitende werden ständig unterbrochen
01
Anrufe bleiben unbeantwortet
04
Urlaub und Krankheit reduzieren die Erreichbarkeit
03
Spitzenzeiten überlasten das Team
06
Anliegen werden aufgenommen, aber nicht nachbearbeitet
05
Kunden oder Interessenten erreichen keinen Ansprechpartner
Handlungsbedarf
Woran Sie erkennen, dass Handlungsbedarf besteht
Rückrufe stapeln sich
Notizen zu verpassten Anrufen werden erst Tage später abgearbeitet.
Konzentriertes Arbeiten ist kaum möglich
Das Telefon unterbricht Fachaufgaben immer wieder.
Interessenten springen ab
Wer niemanden erreicht, fragt beim nächsten Anbieter an.
Anfragen gehen verloren
Anrufe, E-Mails und Nachrichten laufen über verschiedene Kanäle, ohne dass jemand den Überblick hat.
Lösungswege
Welche Wege es gibt
Welche Lösung passt, hängt vom Anrufvolumen ab, von den Spitzenzeiten und davon, wie viele Anliegen sich nach festen Regeln beantworten lassen.
WEG 01
Telefondienst im Team rotieren
GEEIGNET, WENN
das Anrufvolumen gering und gut planbar ist.
ZU BEDENKEN
Unterbricht die jeweils Diensthabenden in ihrer Arbeit.
WEG 02
Telefonzeiten einschränken
GEEIGNET, WENN
Anliegen selten dringend sind.
ZU BEDENKEN
Verschiebt Anfragen, statt sie zu lösen, und kann für Kunden eine Hürde sein.
WEG 03
Zusätzliche Kraft am Empfang
GEEIGNET, WENN
dauerhaft viele Anrufe vor Ort anfallen.
ZU BEDENKEN
Die Vertretung bei Urlaub und Krankheit bleibt offen.
WEG 04 - HIER SETZT OFFIZ AN
Telefon- und Kundenservice auslagern
GEEIGNET, WENN
Anliegen nach festen Regeln angenommen, beantwortet oder weitergegeben werden können.
ZU BEDENKEN
Erfordert abgestimmte Gesprächsleitfäden und klare Weiterleitungsregeln.
WIE HILFT OFFIZ
Wie OFFIZ Ihre Erreichbarkeit verbessert
OFFIZ übernimmt definierte Kommunikations- und Kundenservice-Prozesse, von der Annahme eines Anrufs bis zur administrativen Nachbearbeitung. So erreichen Kunden und Interessenten einen Ansprechpartner, und Ihr Team wird entlastet.
Was OFFIZ übernimmt
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Anrufe und Anfragen professionell annehmen und bearbeiten
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Betreuung Ihrer Kunden, telefonisch und digital
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Administrative Nachbearbeitung von Anliegen
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Dauerhaft oder für einen festgelegten Zeitraum
Was vorab geklärt wird
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Welche Anliegen OFFIZ abschließend bearbeitet
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Was an wen weitergegeben wird
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Zu welchen Zeiten die Unterstützung gebraucht wird
-
Welche Auskünfte erteilt werden dürfen
PASSENDE LEISTUNGEN
Leistungen, die Ihre Erreichbarkeit verbessern
PRIMÄRE LEISTUNGEN
Kundenservice
Wir unterstützen Sie bei der professionellen Betreuung Ihrer Kunden – telefonisch, digital und zuverlässig im Tagesgeschäft.
Passt, wenn Kundenanliegen über mehrere Kanäle betreut und nachbearbeitet werden sollen.
Kundenservice ansehen
PRIMÄRE LEISTUNGEN
Telefonservice
Anrufe und Anfragen werden professionell angenommen und bearbeitet.
Passt, wenn vor allem Anrufe angenommen und weitergegeben werden sollen.
EBENFALLS RELEVANT
EIGNUNG
Für wen diese Lösung geeignet ist
Passt gut, wenn …
Anrufe kommen regelmäßig oder in vorhersehbaren Spitzen
Viele Anliegen wiederholen sich
Es gibt klare Regeln, was an wen weitergegeben wird
Passt weniger, wenn …
Fast jedes Gespräch erfordert tiefes Fachwissen aus Ihrem Haus
Es gehen nur sehr wenige Anrufe ein
ZSAMMENARBEIT
So läuft die Zusammenarbeit ab
STUFE 01
Analysegespräch
Am Anfang steht das Verständnis. In einem detaillierten Gespräch analysieren wir gemeinsam Ihren spezifischen Bedarf und die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens.
STUFE 02
Strategieentwicklung
STUFE 03
Implementierung
In dieser Phase implementieren wir die entwickelte Strategie. Wir achten dabei auf alle vereinbarten Details und integrieren unsere Lösungen nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse.
STUFE 04
Übernahme
Sobald alles eingerichtet ist, übernehmen wir verantwortungsvoll die vereinbarten Geschäftsprozesse. Wir gewährleisten einen reibungslosen Betrieb und führen kontinuierliche Optimierungen durch.
REFERENZEN
Diese Kunden vertrauen auf uns
Offiz ist seit 20 Jahren Ihr Partner, wenn es um das Thema Outsourcing geht. Wir übernehmen die Aufgaben, die Ihnen Zeit wegnehmen, sodass Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt.
FAQ
Häufige Fragen zum Personalengpass
Was ist der Unterschied zwischen Telefonservice und Kundenservice?
Beim Telefonservice steht die Annahme und Weitergabe von Anrufen im Vordergrund. Im Kundenservice betreuen wir Ihre Kunden umfassender, telefonisch und digital, einschließlich der Bearbeitung ihrer Anliegen.
Können wir OFFIZ nur für bestimmte Zeiten einsetzen?
Umfang und Zeiten der Unterstützung werden individuell vereinbart. Ob eine Unterstützung zu bestimmten Zeiten sinnvoll ist, klären wir im Analysegespräch.
Gibt es Angebote für bestimmte Berufsgruppen?
Ja. OFFIZ bietet Telefonservice für verschiedene Berufsgruppen an, unter anderem für Arztpraxen, Anwälte, Notare und Steuerberater.
Was passiert nach dem Anruf?
Das legen wir gemeinsam fest: ob ein Anliegen weitergeleitet, notiert oder direkt bearbeitet wird. Die administrative Nachbearbeitung kann Teil der Leistung sein.
Erreichbar sein, ohne das Team zusätzlich zu belasten?
Im kostenlosen Analysegespräch klären wir gemeinsam, ob und wie sich Ihr Anliegen auslagern lässt. Wir melden uns garantiert innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen.
WEITERE LÖSUNGEN