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RÜCKSTÄNDE
Rückstände abbauen und wieder in den Regelbetrieb kommen
Wenn neue Vorgänge schneller entstehen, als Ihr Team sie abarbeiten kann, wächst der Stapel jeden Tag. Hier ordnen wir die Situation ein und zeigen, wann es sinnvoll ist, klar abgegrenzte Prozesse extern bearbeiten zu lassen.
Bewertet & zertifiziert
Ausgangssituation
Wie Rückstände im Tagesgeschäft entstehen
Rückstände entstehen selten durch ein einzelnes Ereignis. Meist kommen mehrere Faktoren zusammen: mehr Eingänge, weniger verfügbare Kapazität und Vorgänge, die liegen bleiben, weil Dringenderes vorgeht. Sobald der Bestand schneller wächst, als er abgebaut wird, verstärkt sich die Lage von selbst.
02
SLA oder interne Fristen geraten unter Druck
01
Bearbeitungsstapel wachsen von Woche zu Woche
04
Mitarbeitende arbeiten nur noch reaktiv
03
Das Tagesgeschäft erzeugt mehr neue Vorgänge, als abgearbeitet werden
06
Kunden oder interne Bereiche warten länger
05
Die Fehlerquote steigt
Handlungsbedarf
Woran Sie erkennen, dass Handlungsbedarf besteht
Der Bestand sinkt nicht mehr
Auch in ruhigeren Wochen wird der Rückstand nicht kleiner.
Priorisieren ersetzt Bearbeiten
Ein großer Teil der Zeit fließt in die Frage, was zuerst erledigt wird.
Nachfragen nehmen zu
Kunden oder Fachbereiche fragen nach dem Stand und erzeugen damit zusätzliche Vorgänge.
Mehrarbeit wird zum Normalfall
Überstunden schließen die Lücke nicht mehr, sie halten sie nur stabil.
Die Qualität leidet
Korrekturen und Rückfragen häufen sich, weil unter Zeitdruck gearbeitet wird.
Lösungswege
Welche Wege es grundsätzlich gibt
Es gibt nicht den einen richtigen Weg. Welche Option passt, hängt vor allem davon ab, ob der Rückstand einmalig ist oder strukturell entsteht.
WEG 01
Intern priorisieren und Mehrarbeit
GEEIGNET, WENN
der Rückstand überschaubar und die Ursache vorübergehend ist.
ZU BEDENKEN
Belastet das Team zusätzlich. Bei strukturellen Ursachen nur eine Zwischenlösung.
WEG 02
Prozesse vereinfachen oder automatisieren
GEEIGNET, WENN
viele Vorgänge festen Regeln folgen und sich technisch unterstützen lassen.
ZU BEDENKEN
Braucht Vorlauf und Ressourcen, die gerade knapp sind.
WEG 03
Zusätzliches Personal aufbauen
GEEIGNET, WENN
das Volumen dauerhaft gestiegen ist.
ZU BEDENKEN
Recruiting und Einarbeitung kosten Zeit, bevor die Entlastung wirkt.
WEG 04 - HIER SETZT OFFIZ AN
Abgegrenzte Vorgänge extern bearbeiten lassen
GEEIGNET, WENN
es klar beschreibbare Vorgangsarten gibt, die nach festen Regeln bearbeitet werden
ZU BEDENKEN
Erfordert eine saubere Übergabe: Regeln, Zugänge und Ansprechpartner müssen definiert sein.
GRAD DER ENTLASTUNG
Wie OFFIZ beim Abbau von Rückständen unterstützt
OFFIZ übernimmt klar definierte operative Prozesse oder Teilbestände, damit Ihr internes Team wieder in einen stabilen Regelbetrieb kommt. Ob befristet für den Abbau eines Bestands oder dauerhaft für einen wiederkehrenden Prozess, legen wir gemeinsam fest.
Was OFFIZ übernimmt
-
Bearbeitung definierter Vorgangsarten nach Ihren Vorgaben
-
Übernahme wiederkehrender Sachbearbeitung, damit kein neuer Rückstand entsteht
-
Erfassung und Verarbeitung von Daten für Ihre Systeme
-
Dauerhaft oder für einen festgelegten Zeitraum
Was vorab geklärt wird
-
Welche Vorgangsarten übernommen werden
-
Nach welchen Regeln entschieden wird
-
Wie Zugänge und Datenübergabe geregelt sind
-
Wer intern Ansprechperson ist
PASSENDE LEISTUNGEN
Leistungen, die beim Abbau von Rückständen helfen
PRIMÄRE LEISTUNGEN
Backoffice & Sachbearbeitung
Wir übernehmen wiederkehrende Backoffice- und Sachbearbeitungsaufgaben zuverlässig und entlasten so Ihre internen Teams.
Passt, wenn der Rückstand in der laufenden Sachbearbeitung entsteht.
PRIMÄRE LEISTUNGEN
Business Process Outsourcing
Wir übernehmen definierte Geschäftsprozesse für Ihr Unternehmen – dauerhaft oder für einen festgelegten Zeitraum.
Passt, wenn ein ganzer Prozess befristet oder dauerhaft abgegeben werden soll.
EBENFALLS RELEVANT
Datenerfassung
Wir übernehmen wiederkehrende Backoffice- und Sachbearbeitungsaufgaben zuverlässig und entlasten so Ihre internen Teams.
Wir unterstützen Sie bei der professionellen Betreuung Ihrer Kunden – telefonisch, digital und zuverlässig im Tagesgeschäft.
Büroservice
Unterstützung bei administrativen Büroaufgaben.
EIGNUNG
Für wen diese Lösung geeignet ist
Passt gut, wenn …
Die Vorgänge lassen sich beschreiben und nach festen Regeln bearbeiten
Es gibt intern eine Ansprechperson für Rückfragen
Das Volumen ist groß genug, dass sich eine Übergabe lohnt
Passt weniger, wenn …
Jeder Vorgang erfordert eine individuelle fachliche Entscheidung
Die Bearbeitungsregeln sind intern noch nicht geklärt
Es geht nur um wenige Einzelfälle
Häufig in diesen Branchen
ZSAMMENARBEIT
So läuft die Zusammenarbeit ab
STUFE 01
Analysegespräch
Am Anfang steht das Verständnis. In einem detaillierten Gespräch analysieren wir gemeinsam Ihren spezifischen Bedarf und die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens.
STUFE 02
Strategieentwicklung
Im Anschluss an die Bedarfsermittlung entwickeln wir einen maßgeschneiderten Aktionsplan – eine Strategie, die auf die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.
STUFE 03
Implementierung
In dieser Phase implementieren wir die entwickelte Strategie. Wir achten dabei auf alle vereinbarten Details und integrieren unsere Lösungen nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse.
STUFE 04
Übernahme
Sobald alles eingerichtet ist, übernehmen wir verantwortungsvoll die vereinbarten Geschäftsprozesse. Wir gewährleisten einen reibungslosen Betrieb und führen kontinuierliche Optimierungen durch.
REFERENZEN
Diese Kunden vertrauen auf uns
Offiz ist seit 20 Jahren Ihr Partner, wenn es um das Thema Outsourcing geht. Wir übernehmen die Aufgaben, die Ihnen Zeit wegnehmen, sodass Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt.
FAQ
Häufige Fragen zum Personalengpass
Kann OFFIZ jeden Rückstand übernehmen?
Nein. Geeignet sind Vorgänge, die sich klar beschreiben und nach festgelegten Regeln bearbeiten lassen. Ob das bei Ihnen der Fall ist, klären wir im Analysegespräch.
Wie schnell ist der Rückstand abgebaut?
Das hängt von Menge, Komplexität und davon ab, wie schnell Regeln und Zugänge geklärt sind. Eine Aussage zum Zeitraum machen wir erst, wenn wir den Bestand kennen.
Ist eine befristete Zusammenarbeit möglich?
Ja. OFFIZ übernimmt Prozesse dauerhaft oder für einen festgelegten Zeitraum.
Was passiert mit neuen Vorgängen, während der Bestand abgebaut wird?
Das legen wir in der Strategieentwicklung fest. Möglich ist auch, neben dem Altbestand einen Teil der laufenden Eingänge zu übernehmen, damit kein neuer Rückstand entsteht.
Wie wird mit unseren Daten umgegangen?
OFFIZ arbeitet mit DSGVO-konformen Prozessen. Datenübergabe und Zugriffsrechte werden vor dem Start gemeinsam festgelegt.
Eignet sich Ihr Rückstand für eine externe Bearbeitung?
Im kostenlosen Analysegespräch klären wir gemeinsam, ob und wie sich Ihr Anliegen auslagern lässt. Wir melden uns garantiert innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen.
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