Sekretariatsservice

Worin unterscheiden sich Büroservice und Telefonservice? 

Der Sekretariatsservice von OFFIZ umfasst sowohl Büro- als auch Telefonservices, die flexibel kombiniert oder einzeln genutzt werden können. In einem ausführlichen Analysegespräch ermitteln wir, welche Leistungen optimal zu Ihren Anforderungen passen. 

• Der Büroservice unterstützt Sie bei administrativen und organisatorischen Aufgaben wie Dokumentenmanagement, Buchhaltungsunterstützung und Terminplanung. 

• Der Telefonservice sorgt für eine professionelle Anrufannahme, Terminverwaltung und kompetente Kundenbetreuung. 

Unser Ansatz ermöglicht es Ihnen, aus beiden Servicebereichen die Leistungen auszuwählen, die für Ihr Sekretariat und Unternehmen am relevantesten sind. Ob Sie sich für eine Einzellösung oder eine Kombination entscheiden, unser maßgeschneidertes Servicepaket wird speziell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. 

 

Welche Kosten entstehen für den Sekretariatsservice? 

Bei OFFIZ gibt es keine festen Pakete für unseren Sekretariatsdienst, weder für den Büroservice noch für den Telefondienst. Die Kosten sind vollkommen flexibel und werden individuell an den Bedarf Ihres Unternehmens angepasst. Das bedeutet, dass Sie nur für die Leistungen zahlen, die Sie wirklich benötigen. Dieser flexible Ansatz ermöglicht es Ihnen, einen maßgeschneiderten Service zu erhalten, der genau auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist. 

 

Wie läuft die Zusammenarbeit mit OFFIZ in der Praxis ab? 

Die Zusammenarbeit mit OFFIZ ist einfach und flexibel. Nach einer kurzen Bedarfsanalyse bestimmen wir gemeinsam, welche Sekretariatsaufgaben Sie an unseren Sekretariatsdienst auslagern möchten – von der Anrufannahme bis zur Termin- und E-Mail-Verwaltung. 

Unser Service fügt sich nahtlos in Ihren Arbeitsalltag ein, ohne dass Sie interne Abläufe umstellen müssen. Durch klare Absprachen und regelmäßige Updates behalten Sie jederzeit den Überblick. So bleibt Ihr Unternehmen bestens organisiert, während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. 

 

Was versteht man unter Telefonservice und was beinhaltet er? 

Ein Telefonservice sorgt dafür, dass Unternehmen jederzeit erreichbar sind und eingehende Anrufe professionell bearbeitet werden. Ob Terminvereinbarungen, Kundenanfragen oder die Weiterleitung wichtiger Gespräche – ein zuverlässiges Telefonsekretariat stellt sicher, dass kein Anruf verloren geht und Anrufer immer einen kompetenten Ansprechpartner erreichen. 

Der Telefonservice von OFFIZ bietet Ihnen unter anderem: 

• Professionelle Anrufannahme: Jeder Anruf wird freundlich und kompetent entgegengenommen – genau nach Ihren Vorgaben. 

• Weiterleitung und Dokumentation: Wichtige Anrufe werden direkt an die richtigen Ansprechpartner vermittelt oder strukturiert dokumentiert. 

• Terminvereinbarung und Kalenderpflege: Kunden können direkt Termine buchen, während wir Ihren Kalender übersichtlich organisieren. 

• Individuelle Anrufbearbeitung: Ob FAQ-Beantwortung, Annahme von Nachrichten oder Weitergabe spezifischer Informationen – der Service wird flexibel an Ihre Anforderungen angepasst. 

• Ständige Erreichbarkeit: Auch bei hohem Anrufaufkommen oder außerhalb Ihrer Geschäftszeiten bleibt Ihr Sekretariat jederzeit erreichbar. 

Mit dem Telefonsekretariat von OFFIZ verpassen Sie keine wichtigen Anfragen mehr und hinterlassen bei Ihren Kunden stets einen professionellen Eindruck. 

 

Was versteht man unter Büroservice und was beinhaltet er? 

Ein Büroservice unterstützt Unternehmen bei administrativen Aufgaben und sorgt für eine effiziente Organisation des Arbeitsalltags. Dazu gehören Tätigkeiten wie die Verwaltung von Dokumenten, Terminplanung, E-Mail-Bearbeitung und weitere organisatorische Aufgaben, die den Büroablauf optimieren und das Team entlasten. 

Der Büroservice von OFFIZ bietet Ihnen unter anderem: 

• Dokumentenmanagement: Strukturierte Ablage, digitale Archivierung und Verwaltung wichtiger Unterlagen. 

• Termin- und Fristenmanagement: Organisation von Meetings, Erinnerungen an wichtige Deadlines und Vermeidung von Überschneidungen. 

• E-Mail- und Korrespondenzservice: Sortierung, Priorisierung und Bearbeitung eingehender Nachrichten nach Ihren Vorgaben. 

• Buchhaltungsunterstützung: Erfassung von Belegen und Vorbereitung von Buchhaltungsunterlagen für eine geordnete Finanzverwaltung. 

• Individuelle Assistenz: Flexible Unterstützung genau nach Ihrem Bedarf – ohne starre Pakete oder feste Vertragslaufzeiten. 

Mit OFFIZ ist Ihr Büroalltag immer perfekt organisiert, sodass Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können. 

 

Kann der Sekretariatsservice individuell an meinen Bedarf angepasst werden? 

Ja, unser Sekretariatsservice ist völlig flexibel und lässt sich exakt an Ihre Bedürfnisse anpassen. Sie entscheiden, welche Aufgaben wir übernehmen – zum Beispiel die Anrufannahme durch unser Telefonsekretariat, das E-Mail-Management oder etwa die vorbereitende Buchhaltung. Es gibt keine festen Pakete, sondern individuell abgestimmte Lösungen, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. 

 

Ist der Sekretariatsservice die richtige Lösung für mein Unternehmen? 

• Ihre Mitarbeiter investieren täglich wertvolle Zeit in administrative Aufgaben, die zwar notwendig sind, aber von wichtigeren, umsatzbringenden Tätigkeiten abhalten. 

• Sie möchten sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren, anstatt sich mit der Büroorganisation aufzuhalten. 

• Ihr Unternehmen erhält täglich Anrufe, aber es fehlt an Zeit oder Personal, um diese zuverlässig entgegenzunehmen. 

• Sie möchten sicherstellen, dass keine wichtigen Kundenanfragen verloren gehen und Ihre Erreichbarkeit jederzeit gewährleistet ist. 

• Sie suchen eine flexible Lösung, die sich individuell an Ihren Bedarf anpasst und bei der Sie nur für die tatsächlich genutzten Leistungen zahlen. ​

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Wenn diese Punkte auf Ihr Unternehmen zutreffen, ist unser Sekretariatsdienst die ideale Lösung, um Ihren Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Ihre Produktivität zu steigern.