20 Jahre Erfahrung im Outsourcing | Antwort auf Anfragen innerhalb von 24 Stunden | DSGVO-konforme Prozesse
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BACKOFFICE & SACHBEABEITUNG
Backoffice & Sachbearbeitung auslagern
Wiederkehrende administrative Aufgaben und Sachbearbeitung zuverlässig auslagern und interne Teams entlasten.
Bewertet & zertifiziert
LEISTUNGSUMFANG
Welche Backoffice-Aufgaben können Sie auslagern?
Wir übernehmen strukturierte, wiederkehrende Arbeit – einzeln oder als zusammenhängende Aufgabenpakete. Maßgeblich ist, dass Ablauf und Qualitätsanforderung definierbar sind.
Vorgangsbearbeitung
Anliegen aufnehmen, prüfen und im vereinbarten Standard abschließen.
Datenerfassung und Datenpflege
Bestände aktuell halten, Stammdaten korrigieren, Dubletten bereinigen.
Dokumentenprüfung
Eingänge auf Vollständigkeit und Kriterien prüfen, Abweichungen melden.
Postfachbearbeitung
Zentrale Postfächer sichten, zuordnen und beantworten.
Ticketbearbeitung
Anliegen in Ihrem Ticketsystem nach festgelegten Regeln abarbeiten.
Recherche
Informationen zusammentragen und für die Weiterbearbeitung aufbereiten.
Administrative Kundenprozesse
Änderungen, Bestätigungen und Rückfragen entlang Ihrer Vorgaben.
Pflege von Systemen
Arbeiten direkt in den vereinbarten Kundensystemen und Tools.
Strukturierte Sachbearbeitung
Wiederkehrende Fallbearbeitung mit klaren Entscheidungsregeln.
TYPISCHE PROZESSE
Einzelne Aufgabe oder vollständiger Prozess?
Beides ist möglich. Der Unterschied liegt darin, wie viele Schritte einer Kette wir übernehmen und wo die Verantwortung für das Ergebnis liegt.
EINZELNE TÄTIGKEITEN
Daten aus Dokumenten erfassen.
Ein abgegrenzter Arbeitsschritt, den wir in Ihrem System ausführen. Steuerung und Folgeschritte bleiben bei Ihnen.
VOLLSTÄNDIGER PROZESS
01
Dokument erhalten
02
prüfen
03
Daten erfassen
04
im Kundensystem bearbeiten
05
Vorgang dokumentieren
Ein abgegrenzter Arbeitsschritt, den wir in Ihrem System ausführen. Steuerung und Folgeschritte bleiben bei Ihnen.
EINSATZ
Wann ist die Leistung sinnvoll?
Wenn eine dieser Situationen auf Ihr Team zutrifft, lohnt der Blick auf die dahinterliegende Ursache.
Interne Teams sind überlastet
Stellen bleiben unbesetzt
Fachkräfte erledigen zu viel Administration
Volumen schwanken
Operative Aufgaben wachsen schneller als das Team
WIE WIR ARBEITEN
So funktioniert die Zusammenarbeit
STUFE 01
Prozess verstehen
Aufgaben, Mengen, Systeme und Qualitätsanforderungen aufnehmen.
STUFE 02
Ablauf definieren
Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und Eskalationen festlegen.
STUFE 03
Team einarbeiten
Zugänge schaffen, Fälle gemeinsam durchlaufen, Regeln schärfen.
STUFE 04
Operativ übernehmen
Laufender Betrieb mit vereinbarten Bearbeitungsstandards.
STUFE 05
Messen und skalieren
Mengen und Qualität auswerten, Kapazität bei Bedarf anpassen.
Passende Lösungen
LÖSUNG
Personalengpass abfangen
Kapazität sichern, wenn Stellen unbesetzt bleiben.
LÖSUNG
Rückstände abbauen
Bearbeitungsbestand reduzieren und Fristen halten.
LÖSUNG
Backoffice entlasten
Routinen abgeben, Fachzeit zurückgewinnen.
Passende Branchen
Versicherungen
Banken & Finanz
Telekommunikation
Energie & Versorger
REFERENZEN
Mehr als 20 Jahre Erfahrung mit ausgelagerten Geschäftsprozessen.
Offiz ist seit 20 Jahren Ihr Partner, wenn es um das Thema Outsourcing geht – mit erfahrenen deutschen Teams und DSGVO-konformen Prozessen.
FAQ
Häufige Fragen zum Backoffice-Outsourcing
Welche Backoffice-Aufgaben können ausgelagert werden?
Alle Tätigkeiten mit beschreibbarem Ablauf: Vorgangsbearbeitung, Dokumentenprüfung, Datenpflege, Postfach- und Ticketbearbeitung sowie administrative Kundenprozesse.
Arbeitet OFFIZ direkt in unseren Systemen?
Ja. Wir arbeiten in den vereinbarten Kundensystemen und Prozessen, damit keine Parallelstrukturen entstehen.
Können auch einzelne Prozesse übernommen werden?
Ja. Der Einstieg kann eine einzelne Tätigkeit sein; ebenso möglich ist ein vollständiger Prozessabschnitt inklusive Dokumentation.
Wie schnell lässt sich zusätzliche Kapazität aufbauen?
Das hängt von Aufgabenkomplexität, Systemzugängen und Einarbeitungstiefe ab. Den realistischen Zeitraum legen wir im Analysegespräch fest.
Welche Aufgaben bleiben beim Auftraggeber?
Fachliche Entscheidungen, Freigaben und alles, was Ihre Verantwortung erfordert. Diese Grenze wird vor dem operativen Start schriftlich festgehalten.
Das könnte ebenfalls relevant sein
Welches operative Problem können wir Ihnen abnehmen?
Beschreiben Sie uns kurz Ihre Situation. Gemeinsam prüfen wir, welche Aufgaben oder Prozesse sich sinnvoll auslagern lassen.
