Akten digitalisieren: Was kostet das? So setzen sich die Kosten eines Scanprojekts zusammen
Wer Akten digitalisieren lassen möchte, stellt sich meist zuerst eine Frage: Was kostet es eigentlich, Akten zu digitalisieren?
Eine pauschale Antwort gibt es darauf nicht. Denn die Kosten beim Akten-Digitalisieren hängen nicht allein davon ab, wie viele Aktenordner digitalisiert werden sollen. Auch der Umfang der Unterlagen, die gewünschte Aufteilung der digitalen Dateien, der Vorbereitungsaufwand sowie Leistungen wie Abholung, Rückführung oder Vernichtung der Originale können bei der Kalkulation eine Rolle spielen.
Bei OFFIZ wird deshalb jedes Digitalisierungsprojekt anhand der konkreten Anforderungen betrachtet. Entscheidend ist, welche Unterlagen in welchem Umfang digitalisiert werden sollen und welche Leistungen dafür benötigt werden.
In diesem Ratgeber zeigen wir, aus welchen Faktoren sich die Kosten beim Akten-Digitalisieren zusammensetzen und welche Angaben für eine erste Einschätzung wichtig sind. Dabei erklären wir auch, welche Rolle beispielsweise die Dateiaufteilung, die Vorbereitung der Unterlagen, die Anlieferung und der Umgang mit den Originalen spielen.
Inhaltsverzeichnis:
1. Warum gibt es keinen pauschalen Preis für die Aktendigitalisierung?
Wer Angebote für die Digitalisierung von Akten vergleicht, wünscht sich oft eine einfache Formel. Ein starrer Pauschalpreis wird den tatsächlichen Anforderungen moderner Unternehmen jedoch selten gerecht. Die Aufbereitung eines Ordners mit alten, gehefteten Belegen erfordert beispielsweise wesentlich mehr manuelle Vorbereitung als ein Ordner mit sauber gelochten DIN-A4-Blättern.
Ein seriöses Angebot berücksichtigt daher immer den gesamten Prozesslauf – von der sicheren Logistik über die Belegvorbereitung und das eigentliche Scannen bis hin zur Texterkennung (OCR), Indexierung und datenschutzkonformen Vernichtung oder Rückgabe.
Ihr Vorteil: Eine transparente Aufschlüsselung nach einzelnen Prozessschritten stellt sicher, dass Sie nur für die Leistungen bezahlen, die Sie für Ihr spezifisches Archivprojekt tatsächlich benötigen.
Die wichtigsten Kostenfaktoren auf einen Blick
Kostenfaktor | Was kann dabei relevant sein? |
Umfang | Anzahl und Umfang der zu digitalisierenden Akten |
Vorbereitung | Muss OFFIZ die Unterlagen vor dem Scannen vorbereiten? |
Dateiaufteilung | Ein PDF pro Ordner oder einzelne PDFs pro Dokument |
Format | Unterschiedliche Dokumentenformate innerhalb des Scanprojekts |
Anlieferung | Selbstanlieferung oder Abholung durch OFFIZ |
Originale | Rückführung oder datenschutzkonforme Vernichtung |
Zusatzleistungen | Beispielsweise zusätzliche Metadaten oder das Herausfiltern nicht benötigter Dokumente |
Kurz gesagt: Die Kosten einer Aktendigitalisierung hängen bei OFFIZ vom Umfang der Unterlagen und davon ab, was mit den Unterlagen während und nach dem Scanprozess geschehen soll.
Sie möchten für Ihr konkretes Projekt keine Mutmaßungen anstellen? Nutzen Sie unseren Online-Preisrechner, um mit wenigen Klicks eine genaue Schätzung für Ihre Dokumente zu erhalten:
2. Welche Faktoren beeinflussen die Kosten der Aktendigitalisierung bei OFFIZ?
Die Kosten eines Scanprojekts entstehen durch mehrere Arbeitsschritte und Anforderungen. Welche davon relevant sind, hängt vom jeweiligen Dokumentenbestand und vom gewünschten Ergebnis ab.
1. Anzahl und Umfang der Akten
Die Menge der zu digitalisierenden Unterlagen ist eine wichtige Grundlage für die Kalkulation.
Bei einem größeren Archivbestand steigt grundsätzlich auch der Umfang des Scanprojekts. Gleichzeitig sagt die Anzahl der Ordner allein noch nicht alles über den tatsächlichen Arbeitsaufwand aus.
Bei OFFIZ liegen die Kosten in der Regel zwischen 19 und 35 Euro je Akte. Der konkrete Preis hängt unter anderem davon ab, welchen Umfang und welche Anforderungen der jeweilige Aktenbestand hat.
Für eine erste Anfrage ist es deshalb hilfreich, möglichst genau anzugeben, wie viele Aktenordner oder andere Unterlagen digitalisiert werden sollen.
Was Sie für eine Anfrage angeben sollten:
ungefähre Anzahl der Ordner
Art der Unterlagen
durchschnittlicher Umfang der Ordner, sofern bekannt
besondere Dokumentenformate
gewünschte Zusatzleistungen
Welche Angaben brauche ich für eine erste Kosteneinschätzung?
Angabe | Beispiel |
Aktenbestand | 50 Aktenordner |
Dokumentenart | Personalakten |
Format | überwiegend A4 |
Zustand | überwiegend geheftet |
OCR | gewünscht |
Indexierung | gewünscht |
Abholung | gewünscht |
Originale | nach Digitalisierung vernichten |
2. Zustand und Vorbereitung der Unterlagen
Nicht jede Akte kann unmittelbar verarbeitet werden. Vor dem Scannen müssen die Unterlagen gegebenenfalls vorbereitet werden.
Bei OFFIZ werden beispielsweise:
Tackernadeln und Büroklammern entfernt,
Haftnotizen richtig angeordnet,
Dokumente entsprechend sortiert,
Blätter auf Risse und Knicke kontrolliert.
Die Vorbereitung der Unterlagen ist bei OFFIZ eine eigene Position im Angebot und wird im Durchschnitt mit etwa 3 Euro pro Akte berechnet. Übernimmt der Kunde die Vorbereitung selbst, entfällt diese Position.
Der allgemeine Zustand der Unterlagen hat dagegen in der Regel keinen Einfluss auf den Preis. Eine Ausnahme können besondere Fälle darstellen, beispielsweise Unterlagen mit Wasserschäden oder Schimmelbefall, bei denen ein zusätzlicher Aufwand entstehen kann.
3. Dokumentenformate
Bei der Digitalisierung von Geschäftsunterlagen kommen unterschiedliche Formate vor.
Der OFFIZ Scan-Service verarbeitet unter anderem Standardformate wie A4 und A3 sowie größere Formate bis A0. Damit können beispielsweise auch technische Unterlagen und Pläne digitalisiert werden.
Das Format kann für die Kalkulation relevant sein, weil die Verarbeitung größerer Dokumente andere Anforderungen stellt als das Scannen klassischer A4-Unterlagen.
Typische Formate bei der Aktendigitalisierung
Format | Typische Unterlagen |
A4 | Verträge, Personalakten, Rechnungen, Korrespondenz |
A3 | größere Tabellen, Pläne und Unterlagen |
A2 | technische Unterlagen und Pläne |
A1 | größere technische Zeichnungen und Pläne |
A0 | großformatige Pläne und Zeichnungen |
4. OCR: Dokumente standardmäßig durchsuchbar
Ein Scan macht aus einem Papierdokument eine digitale Datei. Damit der darin enthaltene Text später über eine Suchfunktion gefunden werden kann, wird OCR eingesetzt.
OCR steht für Optical Character Recognition, also optische Zeichenerkennung. Dabei werden Texte auf gescannten Dokumenten erkannt und als durchsuchbare Informationen verarbeitet.
Das ist insbesondere bei umfangreichen digitalen Archiven hilfreich. Statt einzelne Dateien manuell zu öffnen, können Nutzer nach bestimmten Begriffen suchen. Beispielsweise kann ein digitalisiertes Dokument über einen Namen, eine Vertragsnummer oder einen anderen enthaltenen Begriff auffindbar werden.
Bei OFFIZ ist OCR standardmäßig Bestandteil der Digitalisierung und bereits im Preis enthalten. Auf Wunsch kann OCR jedoch auch abgewählt werden. Damit ist die Durchsuchbarkeit der digitalisierten Dokumente kein zusätzlicher Kostenpunkt in der Kalkulation.
5. Indexierung und Kategorisierung: Wie werden die digitalen Dokumente strukturiert?
Neben der OCR können digitalisierte Dokumente zusätzlich strukturiert und mit weiteren Informationen versehen werden. Dazu können beispielsweise zusätzliche Metadaten gehören.
Bei umfangreichen Dokumentenbeständen kann eine solche Strukturierung die spätere Verwaltung und Suche erleichtern. Welche zusätzlichen Anforderungen im jeweiligen Projekt berücksichtigt werden, wird individuell abgestimmt und kann Einfluss auf den Gesamtaufwand haben.
6. Anlieferung und Abholung: Welche Rolle spielt die Entfernung?
Die physischen Unterlagen müssen zunächst sicher vom Kunden zum Scanstandort gelangen. Bei OFFIZ können die Unterlagen entweder selbst angeliefert oder durch OFFIZ abgeholt werden.
Bei einer Abholung werden die Ordner in Archivboxen verpackt und mit Plomben verschlossen. Die jeweiligen Barcodes und Inhalte werden dokumentiert. Der Auftrag erhält eine Laufmappe, in der der Prozess dokumentiert wird. Anschließend werden die Unterlagen direkt zum Scanstandort nach Bubenheim transportiert.
Die Kosten für eine Abholung werden in der Regel anhand der Entfernung zum OFFIZ-Standort kalkuliert. Entscheidet sich der Kunde für eine Selbstanlieferung, entfällt die Abholung durch OFFIZ.
7. Was kostet die Rückführung der Originale?
Die Kosten für die Rückführung hängen von der Entfernung zum OFFIZ-Standort ab.
Nicht jedes Unternehmen benötigt seine Papieroriginale nach einer erfolgreichen Digitalisierung weiterhin. Wenn die Originale nicht zurückgegeben werden sollen, kann OFFIZ die Unterlagen auf Wunsch datenschutzkonform vernichten.
Die Kosten für die Vernichtung sind in der Regel fast identisch mit den Kosten für die Rückführung der Originale. Je nach Projekt kann die Vernichtung sogar günstiger sein.
Von der Vorbereitung über das Scannen und die OCR bis zur digitalen Bereitstellung: Erfahren Sie, wie OFFIZ Ihr Digitalisierungsprojekt umsetzt und welche Möglichkeiten für Ihre Dokumente bestehen.
3. Was kostet die Digitalisierung eines normal gefüllten Aktenordners?
Die Frage nach dem Preis eines einzelnen Aktenordners ist für viele Unternehmen der naheliegendste Ausgangspunkt. Bei OFFIZ liegen die Kosten für die Digitalisierung in der Regel zwischen 19 und 35 Euro je Akte.
Der konkrete Preis innerhalb dieser Spanne hängt unter anderem davon ab, wie die digitalen Dokumente bereitgestellt werden sollen und welcher zusätzliche Aufwand mit dem Projekt verbunden ist.
Günstiger ist die Digitalisierung beispielsweise, wenn ein kompletter Aktenordner als eine Datei beziehungsweise PDF ausgegeben wird. Teurer wird es, wenn jedes einzelne Dokument als separate PDF-Datei erstellt werden soll. Auch zusätzliche Anforderungen, beispielsweise weitere Metadaten oder das Herausfiltern nicht benötigter Dokumente, können den Gesamtpreis beeinflussen.
Bei der Vorbereitung der Unterlagen handelt es sich um eine eigene Angebotsposition. Diese wird bei OFFIZ im Durchschnitt mit etwa 3 Euro pro Akte berechnet. Übernimmt der Kunde die Vorbereitung selbst, entfällt diese Position.
Für den konkreten Preis können unter anderem folgende Punkte relevant sein:
Umfang der Akte
notwendige Vorbereitung
gewünschte Dateiaufteilung
zusätzliche Metadaten oder weitere Anforderungen
Abholung der Unterlagen
Rückführung oder Vernichtung der Originale
Sie sind unsicher, welche Leistungen Sie für Ihr Scanprojekt benötigen? Lassen Sie uns gemeinsam klären, welche Anforderungen Ihr Aktenbestand mit sich bringt.
4. Welche Angaben werden für eine Angebotseinholung benötigt?
Je genauer die Anforderungen bekannt sind, desto besser lässt sich ein Scanprojekt einschätzen.
Für eine Anfrage bei uns sind deshalb insbesondere folgende Informationen hilfreich:
1. Wie viele Akten sollen digitalisiert werden?
Eine ungefähre Anzahl der Ordner ist ein wichtiger erster Anhaltspunkt.
2. Welche Unterlagen befinden sich in den Akten?
Zum Beispiel:
Personalakten
Verträge
Rechnungen
Buchhaltungsunterlagen
Belege
technische Unterlagen
Projektakten
allgemeine Geschäftsunterlagen
3. Welche Formate kommen vor?
Neben A4 und A3 können auch größere Formate wie A2, A1 oder A0 digitalisiert werden.
4. Wie sind die Unterlagen aufgebaut?
Sind die Dokumente überwiegend lose oder geheftet? Müssen sie umfangreich vorbereitet und sortiert werden?
5. Wie sollen die digitalen Dokumente aufgeteilt werden?
Für die Kalkulation kann außerdem relevant sein, wie die fertigen Dateien strukturiert werden sollen. Ein kompletter Aktenordner kann beispielsweise als eine PDF-Datei ausgegeben werden. Sollen dagegen einzelne Dokumente jeweils als separate PDF-Dateien erstellt werden, entsteht ein höherer Verarbeitungsaufwand.
6. Werden zusätzliche Metadaten oder weitere Bearbeitungsschritte benötigt?
Falls zusätzliche Metadaten erfasst oder nicht benötigte Dokumente herausgefiltert werden sollen, sollte dies bereits bei der Anfrage angegeben werden. Solche zusätzlichen Anforderungen können den Aufwand und damit die Gesamtkalkulation beeinflussen.
7. Wie sollen die fertigen Digitalisate bereitgestellt werden?
Je nach Projekt kommen beispielsweise digitale Übergabe, verschlüsselte Datenträger, Cloud-Lösungen oder eine Übergabe an ein Dokumentenmanagementsystem infrage.
8. Was soll mit den Originalen passieren?
Sollen die Papierunterlagen zur Archivierung zurückgeführt oder nach der Digitalisierung datenschutzkonform vernichtet werden?
9. Ist eine Abholung gewünscht?
Falls die Unterlagen nicht selbst nach Bubenheim gebracht werden sollen, kann die Abholung durch OFFIZ organisiert werden.
5. Aktendigitalisierung mit dem OFFIZ Scan-Service
Sie möchten Ihre Akten digitalisieren lassen und zunächst einschätzen, welche Kosten für Ihr Projekt entstehen? Mit dem OFFIZ Scan-Service können Sie Ihre Papierunterlagen professionell digitalisieren lassen und dabei verschiedene Anforderungen an die Verarbeitung, Dateiaufteilung, Bereitstellung und den Umgang mit den Originalen berücksichtigen.
Für eine erste Kosteneinschätzung steht Ihnen unser Preisrechner auf unserer Webseite zur Verfügung. Wenn Sie mehr über den Ablauf und die Leistungen erfahren möchten, finden Sie auf unserer Scan-Service-Seite weitere Informationen zur Digitalisierung von Akten und unterschiedlichen Dokumentenformaten.
Wie die Digitalisierung von Papierunterlagen bei OFFIZ konkret abläuft und welche Schritte dabei von der Vorbereitung der Dokumente bis zur fertigen digitalen Bereitstellung eine Rolle spielen, können Sie auch in unserem Infoblatt „Digitalisierung Ihrer Papierunterlagen“ nachlesen.
Wenn Sie noch nicht genau wissen, welche Lösung für Ihre Dokumentenbestände sinnvoll ist, können Sie außerdem ein kostenloses Analysegespräch mit OFFIZ vereinbaren. Gemeinsam lässt sich besprechen, welche Anforderungen Ihr Scanprojekt mit sich bringt und welche Leistungen dafür benötigt werden.
6. FAQ zur Aktendigitalisierung und ihren Kosten
Was kostet Aktendigitalisierung bei OFFIZ konkret?
Die Kosten für die Digitalisierung liegen bei OFFIZ in der Regel zwischen 19 und 35 Euro je Akte. Der konkrete Preis hängt unter anderem vom Umfang, der gewünschten Dateiaufteilung, dem Vorbereitungsaufwand und weiteren Anforderungen des jeweiligen Projekts ab. Für eine erste Orientierung können die relevanten Angaben auch in unserem Preisrechner eingegeben werden.
Wird die Aktendigitalisierung nach Seiten oder Ordnern berechnet?
Bei OFFIZ dient die Menge der zu digitalisierenden Akten bzw. Ordner als wichtige Grundlage für die Kalkulation. Der tatsächliche Aufwand kann jedoch je nach Aufbau, Zustand und gewünschter Verarbeitung der Unterlagen unterschiedlich sein.
Ist OCR bei der Aktendigitalisierung enthalten?
Ja. OCR ist bei OFFIZ standardmäßig Bestandteil der Digitalisierung und bereits im Preis enthalten. Auf Wunsch kann die OCR-Leistung abgewählt werden.
Was kostet die Abholung der Akten?
Die Abholung kann auf Ihren Wunsch Bestandteil eines Scanprojekts sein. Die Kosten für die Abholung richten sich in der Regel nach der Entfernung zum OFFIZ-Standort.
Was kostet die Vernichtung der Originale?
Die Kosten für die Vernichtung sind in der Regel fast identisch mit den Kosten für die Rückführung der Originale. Je nach Projekt kann die Vernichtung sogar günstiger sein. Die konkrete Kalkulation erfolgt im Rahmen des jeweiligen Scanprojekts.
Können auch große Aktenbestände digitalisiert werden?
Ja. Der OFFIZ Scan-Service ist für unterschiedliche Dokumentenmengen geeignet und kann auch größere Akten- und Archivbestände verarbeiten.
Welche Dokumentenformate können digitalisiert werden?
OFFIZ verarbeitet unter anderem A4- und A3-Dokumente sowie größere Formate bis A0. Welche Kosten bei den jeweiligen Formaten entstehen, hängt von der konkreten Kalkulation ab.
Was kostet es, wenn jedes Dokument als eigene PDF gespeichert werden soll?
Die Dateiaufteilung kann Einfluss auf die Kosten haben. Wird ein kompletter Aktenordner als eine PDF-Datei ausgegeben, ist die Digitalisierung in der Regel günstiger. Sollen dagegen einzelne Dokumente jeweils als separate PDF-Dateien erstellt werden, ist der Verarbeitungsaufwand höher und die Kosten können entsprechend steigen.
Wie bekomme ich ein konkretes Angebot?
Für eine individuelle Einschätzung sollten möglichst Angaben zum Umfang und Zustand der Unterlagen, zu den gewünschten Formaten und zu zusätzlichen Leistungen wie OCR, Indexierung, Abholung oder Vernichtung vorliegen. Anschließend kann das konkrete Projekt mit OFFIZ abgestimmt werden.
7. Fazit: Die Kosten einer Aktendigitalisierung hängen vom konkreten Projekt ab
Die Frage „Was kostet Aktendigitalisierung?“ lässt sich nicht mit einem einzigen Pauschalpreis beantworten. Bei OFFIZ liegen die Kosten für die Digitalisierung in der Regel zwischen 19 und 35 Euro je Akte. Innerhalb dieser Spanne können unterschiedliche Anforderungen den konkreten Preis beeinflussen.
Zu den relevanten Faktoren gehören unter anderem:
Umfang des Aktenbestands
notwendige Vorbereitung der Unterlagen
gewünschte Aufteilung der digitalen Dateien
zusätzliche Anforderungen wie Metadaten oder das Herausfiltern nicht benötigter Dokumente
Anlieferung beziehungsweise Abholung
Rückführung oder Vernichtung der Originale
OCR ist bei OFFIZ dagegen standardmäßig im Preis enthalten und stellt keinen zusätzlichen Kostenpunkt dar. Auch unterschiedliche Dokumentenformate werden nicht über pauschale Einzelzuschläge berechnet, sondern im Rahmen der Gesamtkalkulation berücksichtigt.
Wer diese Punkte bereits vor einer Anfrage einschätzen kann, schafft eine gute Grundlage für die Planung und Angebotserstellung.
Weiterführende Informationen rund um das Digitalisieren von Akten
Sie möchten sich noch genauer mit der Digitalisierung von Dokumenten und Akten beschäftigen? In unseren weiterführenden Ratgebern erfahren Sie mehr über den Ablauf des Scannens, die digitale Verwaltung Ihrer Unterlagen und wichtige technische Aspekte wie OCR:
Digitale Dokumentenverwaltung: Erfahren Sie, wie sich digitalisierte Unterlagen mit einer passenden Ordnerstruktur und einheitlichen Dateibenennung übersichtlich verwalten lassen.
OCR-Texterkennung: Erfahren Sie, wie OCR funktioniert und wie gescannte Dokumente durchsuchbar gemacht werden.
Digitale Personalakte: Erfahren Sie mehr über die digitale Verwaltung von Personalakten, wichtige Inhalte, Aufbewahrungsfristen und Datenschutz.
Baupläne digitalisieren: Erfahren Sie, wie sich großformatige Unterlagen wie Baupläne professionell digitalisieren lassen.
Das Redaktionsteam von OFFIZ verbindet Erfahrung aus Büroservice und Unternehmensorganisation und erstellt Inhalte zu Büroalltag, Gründung und Digitalisierung – praxisnah und umsetzungsorientiert.
Fachlich geprüft von Björn Rolletter
Geschäftsführer von OFFIZ, sorgt für die fachliche Korrektheit und den Praxisbezug der Inhalte.
Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel bietet einen Überblick zu den Kosten eines Scanprojekts bei OFFIZ und wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch können wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit der Inhalte übernehmen. Für spezifische Auskünfte können Sie gerne, ein kostenloses Analysegespräch mit uns vereinbaren.
