Kleinunternehmerregelung 2026: Diese Änderungen gelten
- 24. März
- 10 Min. Lesezeit
Wenn Sie sich selbstständig machen und überlegen, ob die Kleinunternehmerregelung für Sie geeignet ist, sind Sie hier richtig. Dieser Ratgeber gibt Ihnen einen aktuellen Überblick und zeigt, worauf Sie bei der Nutzung der Regelung in 2026 achten sollten.
Seit dem 1. Januar 2025 gelten in Deutschland umfassend überarbeitete Regelungen für Kleinunternehmer. Dazu zählen unter anderem höhere Umsatzgrenzen, eine klare Obergrenze im laufenden Jahr, neue Vorgaben für Rechnungen sowie erstmals die Möglichkeit, die Regelung auch innerhalb der EU zu nutzen. Wer diese Änderungen nicht kennt, riskiert steuerliche Fehler. In diesem Artikel erfahren Sie, was sich konkret geändert hat und was das für Ihre Praxis bedeutet.
Inhaltsverzeichnis
Dieser Artikel ist Teil unseres umfassenden Ratgebers „Selbständig machen: Der komplette Leitfaden“, in dem wir alle Schritte von der Gründung bis zu den laufenden Pflichten im Geschäftsalltag erklären.
Die wichtigsten Änderungen auf einen Blick
Neue Umsatzgrenze: 25.000 € im Vorjahr (vorher 22.000 €)
Harte Obergrenze: 100.000 € im laufenden Jahr – sofortiger Verlust der Regelung bei Überschreitung
Rechtliche Neueinstufung: Steuerbefreiung statt bloßer Nichterhebung der Umsatzsteuer
Pflichthinweis auf Rechnungen wird nun gesetzlich vorgeschrieben
Verkürzte Bindungsfrist beim Verzicht auf die Regelung (von 5 auf 2 Jahre)
Keine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Kleinunternehmer
Neue EU-Kleinunternehmerregelung: Nutzung der Steuerbefreiung auch in anderen EU-Staaten möglich
1. Was ist die Kleinunternehmerregelung? – Einfach erklärt
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Sonderregelung im deutschen Umsatzsteuerrecht und ist in § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Sie erlaubt bestimmten Unternehmern, keine Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen auszuweisen und diese auch nicht an das Finanzamt abzuführen. Im Gegenzug entfällt das Recht auf den sogenannten Vorsteuerabzug.
Diese Regelung soll insbesondere kleineren Unternehmen, Freiberuflern und Gründern den Einstieg erleichtern und den administrativen Aufwand reduzieren.
Wie funktioniert die Regelung in der Praxis?
Wenn Sie als Kleinunternehmer gelten, stellen Sie Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Ihre Kunden zahlen also keinen zusätzlichen Mehrwertsteueranteil.
Allerdings können Sie im Gegenzug die Umsatzsteuer, die Sie selbst beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen bezahlen, nicht vom Finanzamt zurückfordern. Man spricht hier vom fehlenden Vorsteuerabzug.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass keine regelmäßigen Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgegeben werden müssen. Dadurch reduziert sich der bürokratische Aufwand erheblich.
Wer kann die Regelung nutzen?
Die Kleinunternehmerregelung steht grundsätzlich allen Unternehmern offen, die die geltenden Umsatzgrenzen einhalten. Dazu gehören beispielsweise:
Freiberufler
Solo-Selbstständige
Gründer
Einzelunternehmer
Betreiber eines Kleingewerbes
Auch Inhaber eines Kleingewerbes können die Regelung nutzen, sofern sie die Umsatzgrenzen nicht überschreiten.
Freiwilligkeit: Eine Option, keine Pflicht
Wichtig ist: Die Kleinunternehmerregelung ist keine Pflicht, sondern eine freiwillige Option.
Wenn Sie die Umsatzgrenzen einhalten, können Sie sich dennoch bewusst für die Regelbesteuerung entscheiden. Das kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn Sie viele Investitionen tätigen und die darin enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen möchten.
Auch wenn Sie überwiegend mit Geschäftskunden arbeiten, kann eine reguläre Umsatzbesteuerung Vorteile bringen, da Ihre Kunden die Umsatzsteuer in der Regel als Vorsteuer abziehen können.
Vor- und Nachteile auf einen Blick
Vorteile
Kein Umsatzsteuerausweis auf Rechnungen
Keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen erforderlich
Geringerer Verwaltungs- und Buchführungsaufwand
Einfachere Rechnungsstellung
Nachteile
Kein Vorsteuerabzug möglich
Mögliche Wettbewerbsnachteile im B2B-Bereich
Bindungsfrist bei freiwilligem Verzicht
Umsatzgrenzen können relativ schnell überschritten werden
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2. Änderungen bei der Kleinunternehmerregelung 2025
Grundlage der Reform ist das Jahressteuergesetz 2024, mit dem der Gesetzgeber die EU-Richtlinie 2020/285 in deutsches Recht umgesetzt hat.
Ziel dieser Reform war es, die Kleinunternehmerregelung stärker an das europäische Steuerrecht anzupassen und gleichzeitig praxisnäher zu gestalten. Die Änderungen gelten für alle Unternehmer, die ab dem 1. Januar 2025 als Kleinunternehmer tätig sind – unabhängig davon, ob das Unternehmen neu gegründet wurde oder bereits länger besteht.
Bereich | Bis 31.12.2024 | Ab 01.01.2025 |
Umsatzgrenze Vorjahr | 22.000 € | 25.000 € |
Obergrenze laufendes Jahr | 50.000 € (Prognose) | 100.000 € (harte Grenze) |
Rechtliche Einordnung | Nichterhebung der Umsatzsteuer | Steuerbefreiung |
Rechnungshinweis | Empfehlung / Praxis | Gesetzliche Pflicht |
Bindungsfrist bei Verzicht | 5 Jahre | 2 Jahre |
E-Rechnungspflicht | Nicht relevant | Ausnahme für Kleinunternehmer |
EU-Regelung | Nicht vorhanden | Neue EU-KU-Regelung |
3. Neue Umsatzgrenzen ab 2025 – Was gilt jetzt?
Alte Grenzen vs. neue Grenzen
Die bisherige Grenze von 22.000 € Jahresumsatz im Vorjahr wurde auf 25.000 € angehoben.
Gleichzeitig wurde die bisherige Prognosegrenze für das laufende Jahr von 50.000 € durch eine harte Obergrenze von 100.000 € ersetzt.
Die 100.000-€-Grenze: sofortiger Verlust der Regelung
Diese neue Grenze stellt eine der wichtigsten Änderungen dar und birgt in der Praxis ein gewisses Risiko.
Sobald Ihr Umsatz im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 € überschreitet, entfällt die Kleinunternehmerregelung sofort. Das bedeutet: Bereits die Rechnung, mit der diese Grenze überschritten wird, muss mit Umsatzsteuer ausgestellt werden.
Eine oft übersehene, aber entscheidende Änderung seit 2025:
Die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung beziehen sich nicht mehr auf Brutto-, sondern auf Nettoumsätze. Während früher die Einnahmen inklusive Umsatzsteuer maßgeblich waren, zählt heute ausschließlich der tatsächliche Umsatz ohne Steuer. Dadurch erhöht sich der effektive Spielraum für Kleinunternehmer deutlich stärker, als es die reinen Grenzwerte vermuten lassen.
Praxiswarnung:
Wenn Sie Ihre Umsätze im Laufe des Jahres nicht regelmäßig kontrollieren, kann es passieren, dass Sie die Grenze unbemerkt überschreiten. In diesem Fall müssten Sie die Umsatzsteuer nachträglich abführen, obwohl Sie diese Ihren Kunden möglicherweise nicht berechnet haben.
Eine laufende Umsatzkontrolle ist deshalb besonders wichtig.
Rechenbeispiele
Beispiel 1
Freelancerin Anna hatte im Jahr 2024 einen Umsatz von 24.000 €. Da dieser unter der neuen Grenze von 25.000 € liegt, darf sie im Jahr 2025 die Kleinunternehmerregelung weiterhin nutzen.
Beispiel 2
Berater Markus erwartet im Jahr 2025 einen Umsatz von 95.000 €. Zu Beginn des Jahres nutzt er die Kleinunternehmerregelung korrekt.
Im Oktober stellt er jedoch eine Rechnung über 8.000 € aus. Mit dieser Rechnung überschreitet er die Grenze von 100.000 €. Ab diesem Zeitpunkt muss er Umsatzsteuer ausweisen und an das Finanzamt abführen.
4. Rechtliche Neudefinition: Steuerbefreiung statt Nichterhebung der Umsatzsteuer
Bis Ende 2024 galt die Kleinunternehmerregelung technisch als sogenannte „Nichterhebung der Umsatzsteuer“. Das bedeutet, dass die Steuer grundsätzlich entstand, vom Finanzamt jedoch nicht erhoben wurde
.
Ab 2025 handelt es sich rechtlich um eine echte Steuerbefreiung gemäß § 19 UStG in neuer Fassung.
Für die praktische Rechnungsstellung ändert sich dadurch wenig: Rechnungen werden weiterhin ohne Umsatzsteuer ausgestellt.
Die neue Einordnung ist jedoch besonders relevant bei grenzüberschreitenden Leistungen oder speziellen steuerlichen Sachverhalten innerhalb der EU.
5. Pflichtangabe auf Rechnungen: Der neue Hinweis für Kleinunternehmer
Ab 2025 ist es gesetzlich vorgeschrieben, auf jeder Rechnung einen Hinweis auf die angewandte Steuerbefreiung nach § 19 UStG zu geben.
Bisher war dieser Hinweis zwar weit verbreitet und galt als gute Praxis, jedoch bestand keine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung.
Formulierungsbeispiele:
Mögliche Formulierungen sind zum Beispiel:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“
Beide Varianten sind rechtlich korrekt und werden in der Praxis häufig verwendet.
Was passiert bei fehlendem Hinweis?
Wenn der Hinweis auf einer Rechnung fehlt, kann dies bei einer Betriebsprüfung beanstandet werden. Zwar droht in der Regel kein sofortiges Bußgeld, jedoch kann das Finanzamt die Rechnung als formal fehlerhaft einstufen.
In solchen Fällen kann es erforderlich sein, eine korrigierte Rechnung auszustellen, die den gesetzlichen Hinweis enthält.
6. Option zur Regelbesteuerung: Neue Frist beim Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung
Was ändert sich bei der Bindungsfrist?
Bisher waren Unternehmer, die freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichteten, für 5 Jahre an diese Entscheidung gebunden.
Ab 2025 beträgt diese Bindungsfrist nur noch 2 Jahre. Dadurch gewinnen Unternehmer deutlich mehr Flexibilität bei ihrer steuerlichen Planung.
Für wen ist der Verzicht sinnvoll?
Ein freiwilliger Verzicht kann sich insbesondere für Unternehmer lohnen, die:
größere Investitionen tätigen
regelmäßig Vorsteuer geltend machen möchten
überwiegend mit Geschäftskunden (B2B) arbeiten
In solchen Fällen kann die reguläre Umsatzbesteuerung langfristig wirtschaftlicher sein.
Wie erklärt man den Verzicht?
Der Verzicht wird gegenüber dem Finanzamt erklärt. Bei einer Neugründung erfolgt dies in der Regel im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Bei bereits bestehenden Unternehmen genügt meist ein formloses Schreiben an das zuständige Finanzamt.
7. E-Rechnungspflicht: Was gilt für Kleinunternehmer?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland grundsätzlich die Pflicht, im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen zu können.
Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten jedoch Übergangsfristen.
Sind Kleinunternehmer von der Ausstellungspflicht befreit?
Ja. Kleinunternehmer sind aktuell von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen.
Sie dürfen weiterhin Rechnungen in Papierform oder als einfaches PDF versenden.
Mehr zum Thema E-Rechnung erfahren Sie in unserem ausführlichen Ratgeber: „E-Rechnung Pflicht 2025 – Was Unternehmen jetzt wissen müssen.“
8. Die neue EU-Kleinunternehmerregelung ab 2025
Mit der Umsetzung der EU-Richtlinie wurde ab 2025 eine neue Möglichkeit geschaffen: die grenzüberschreitende Nutzung der Kleinunternehmerregelung innerhalb der EU.
Funktionsweise
Bisher galt die Kleinunternehmerregelung nur im jeweiligen Ansässigkeitsstaat.
Ab 2025 können Unternehmer, die in Deutschland ansässig sind, die Steuerbefreiung auch in anderen EU-Mitgliedstaaten nutzen – ohne sich dort steuerlich registrieren zu müssen.
Voraussetzungen
Gesamtumsatz im EU-Raum unter 100.000 €
Ansässigkeit in einem EU-Staat
Einhaltung der nationalen Umsatzgrenzen des jeweiligen Landes
Registrierung
Die Registrierung erfolgt beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) und funktioniert ähnlich wie das bekannte OSS-Verfahren.
9. Praxisbeispiel: Kleinunternehmerregelung in der Anwendung
Sarah ist Freelance-Grafikdesignerin und seit 2023 selbstständig.
Im Jahr 2024 erzielt sie einen Umsatz von 23.500 € und liegt damit unter der Grenze von 25.000 €. Daher kann sie im Jahr 2025 weiterhin die Kleinunternehmerregelung nutzen.
Rechnungsstellung
Sie stellt ihre Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und ergänzt auf jeder Rechnung den
Hinweis:
„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Eine Umsatzsteuer-Voranmeldung muss sie nicht abgeben.
Umsatzentwicklung
Bis August erzielt sie einen Umsatz von 78.000 €.
Im September erhält sie jedoch einen größeren Auftrag über 25.000 €. Mit diesem Auftrag überschreitet sie die Grenze von 100.000 €.
Ab diesem Zeitpunkt muss sie Umsatzsteuer ausweisen und die entsprechenden Umsatzsteuer-Voranmeldungen beim Finanzamt einreichen.
Wenn Ihr Geschäft wächst, steigt auch die Zahl der Anfragen und Anrufe. OFFIZ sorgt mit einem professionellen Telefonservice dafür, dass Sie jederzeit erreichbar bleiben.
10. FAQ: Häufige Fragen zur Kleinunternehmerregelung
Kann ich die Regelung rückwirkend wählen oder wechseln?
Ein rückwirkendes Optieren ist grundsätzlich nicht möglich. Die Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung gilt immer nur für das laufende oder ein zukünftiges Kalenderjahr. Wenn Sie Ihre Besteuerungsform ändern möchten, können Sie dies in der Regel erst zum Beginn des nächsten Jahres tun. Voraussetzung ist außerdem, dass eventuell bestehende Bindungsfristen bereits abgelaufen sind.
Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?
Wenn Sie im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 € Umsatz überschreiten, verlieren Sie die Kleinunternehmerregelung sofort. Bereits die Rechnung, mit der diese Grenze überschritten wird, muss Umsatzsteuer enthalten. Ab diesem Zeitpunkt gelten für Sie die normalen Regeln der Umsatzbesteuerung. Das bedeutet auch, dass Sie Umsatzsteuer-Voranmeldungen beim Finanzamt einreichen müssen.
Muss ich dem Finanzamt aktiv mitteilen, dass ich Kleinunternehmer bin?Ja. Bei der
Gründung geben Sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen möchten. Das Finanzamt bestätigt diese Wahl in der Regel nicht gesondert. Wenn keine Rückmeldung erfolgt, gilt die Angabe als akzeptiert. Sollten Sie später die Umsatzgrenzen überschreiten, sollten Sie dies jedoch aktiv dem Finanzamt mitteilen.
Kann ich als Kleinunternehmer Vorsteuer geltend machen?
Nein. Wenn Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen, haben Sie keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug. Das bedeutet, dass die Umsatzsteuer, die Sie selbst beim Einkauf zahlen, für Sie zu einem Kostenfaktor wird. Gerade bei größeren Investitionen kann es deshalb sinnvoll sein zu prüfen, ob die Regelbesteuerung wirtschaftlich günstiger wäre.
Gelten die neuen Regeln auch für bestehende Unternehmen?
Ja. Die Änderungen gelten seit dem 1. Januar 2025 für alle Kleinunternehmer – unabhängig davon, wann das Unternehmen gegründet wurde. Auch bestehende Unternehmen müssen daher die neuen Umsatzgrenzen beachten. Außerdem sollten sie ihre Rechnungsvorlagen überprüfen und den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis nach § 19 UStG ergänzen.
Wo beantrage ich die EU-Kleinunternehmerregelung?
Die Registrierung erfolgt beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) über das Online-Portal der Behörde. Dort steht ein spezielles Verfahren zur Verfügung, das dem bekannten OSS-System ähnelt. Auf der Website des BZSt finden Sie außerdem aktuelle Formulare sowie Hinweise zum Ablauf der Registrierung.
Muss ich als Kleinunternehmer eine Einkommensteuererklärung abgeben?
Ja. Die Kleinunternehmerregelung betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer. Ihre Pflicht zur Abgabe einer Einkommensteuererklärung bleibt davon unberührt. Einkünfte aus selbstständiger Tätigkeit müssen daher weiterhin vollständig in Ihrer Steuererklärung angegeben werden.
Was gilt, wenn ich in mehreren EU-Ländern Umsätze erziele?
Wenn Sie Umsätze in mehreren EU-Staaten erzielen, kann die EU-Kleinunternehmerregelung besonders relevant sein. Sie müssen Ihre Umsätze im EU-Ausland regelmäßig beim BZSt melden und darauf achten, dass Sie die nationalen Umsatzgrenzen der jeweiligen Länder nicht überschreiten. Wird eine dieser Grenzen überschritten, entfällt die Steuerbefreiung für dieses Land.
Kann ich mit einer GmbH oder UG die Kleinunternehmerregelung nutzen?
Grundsätzlich können auch Kapitalgesellschaften wie eine GmbH oder UG die Kleinunternehmerregelung nutzen, sofern sie die Umsatzgrenzen einhalten. In der Praxis wird diese Möglichkeit jedoch selten genutzt. Viele Kapitalgesellschaften arbeiten überwiegend mit Geschäftskunden, für die der Umsatzsteuerausweis auf Rechnungen wichtig ist.
Was bedeutet die Reform für Gründer im ersten Geschäftsjahr?
Wenn Sie Ihr Unternehmen neu gründen, haben Sie im Vorjahr noch keinen Umsatz erzielt. Die Grenze von 25.000 € greift daher erst im Folgejahr. Für das Gründungsjahr selbst ist entscheidend, dass Ihr erwarteter Umsatz innerhalb der zulässigen Grenzen liegt. Außerdem gilt auch für Gründer die Grenze von 100.000 € im laufenden Jahr, deren Überschreitung sofort zum Wechsel in die Regelbesteuerung führt.
Fazit: Kleinunternehmerregelung 2026
Die Kleinunternehmerregelung bietet insbesondere Gründern, Freiberuflern und kleineren Unternehmen eine einfache Möglichkeit, den Verwaltungsaufwand bei der Umsatzsteuer zu reduzieren. Mit den neuen Umsatzgrenzen, der klaren Obergrenze im laufenden Jahr und der EU-weiten Nutzung ergeben sich mehr Spielräume und Flexibilität. Gleichzeitig ist es wichtig, die Pflichthinweise auf Rechnungen zu beachten und die Umsätze regelmäßig zu prüfen, um steuerliche Nachteile zu vermeiden. Wer die Regelung bewusst einsetzt und die Änderungen kennt, kann von den Vorteilen profitieren, ohne unnötige Risiken einzugehen.
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Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel bietet einen Überblick zum Thema Kleinunternehmerregelung und wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch können wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit der Inhalte übernehmen. Für spezifische rechtliche Auskünfte empfehlen wir, einen Experten zu Rate zu ziehen.
