Personalakten digitalisieren lassen
Verlassen Sie sich auf einen erfahrenen Partner für eine sichere und rechtskonforme Digitalisierung Ihrer Dokumente.
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Sofortiger Zugriff auf alle relevanten Dokumente
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Platzersparnis durch digitale Archivierung
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Höchste Datensicherheit dank verschlüsselter Speicherung
Personalakten digitalisieren
sicher & gesetzeskonform
Die Papierakte hat ausgedient – denn in der digitalen Welt zählen Effizienz, Sicherheit und schneller Zugriff. Wer weiterhin auf physische Personalakten setzt, kämpft mit Platzmangel, zeitaufwendiger Suche und dem Risiko von Datenverlust. Die digitale Personalakte ist der klare Gewinner, wenn es um moderne und sichere Personalverwaltung geht.
Doch wie geht man die Digitalisierung am besten an? Selbst scannen oder einen Profi beauftragen? Welche Sicherheitsaspekte müssen beachtet werden? Mit OFFIZ erhalten Sie eine einfache, sichere und DSGVO-konforme Lösung für die Digitalisierung Ihrer Personalakten – professionell umgesetzt von erfahrenen Experten.
Warum eine digitale Personalakte?
Gründer müssen agil sein, Chancen erkennen und ihr Start-up strategisch aufbauen. Doch administrative Aufgaben rauben oft wertvolle Zeit. Unser Büroservice nimmt Ihnen diese Arbeit ab – flexibel, effizient und genau dann, wenn Sie Unterstützung brauchen.
Platz sparen
Durch die Digitalisierung entfallen überfüllte Aktenschränke. Alle Personalunterlagen werden kompakt und sicher auf digitalen Systemen gespeichert.
Schneller Zugriff
Mitarbeiterdokumente lassen sich in Sekunden finden – dank intelligenter Suchfunktionen, optischer Zeichenerkennung und strukturierten Ablagesystemen.
Hohe Sicherheit
Digitale Personalakten ermöglichen eine sichere Speicherung mit Zugriffskontrollen und Protokollierungen. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie der DSGVO, wird erheblich erleichtert.
Zukunftssicher
Die digitale Personalakte
ist ein wichtiger Schritt zur Modernisierung der Personalverwaltung und erleichtert die Integration weiterer digitaler HR-Prozesse.
Weniger Fehler
Automatisierte Prozesse reduzieren den administrativen Aufwand und minimieren Fehler durch manuelle Eingaben. Änderungen können schnell und unkompliziert vorgenommen werden.
Flexibler Zugriff
Ob im Büro, im Homeoffice oder an einem anderen Standort – alle berechtigten Personen können jederzeit sicher auf relevante Dokumente zugreifen.
Mehr Transparenz
Jede Änderung oder Einsicht in die Personalakten wird transparent protokolliert, sodass jederzeit ersichtlich ist, wer welche Dokumente bearbeitet hat.
Revisionssicherheit
Alle Dokumente werden dauerhaft sicher gespeichert und erfüllen die gesetzlichen Anforderungen für die digitale Archivierung.
Personalakten digitalisieren - so läuft’s ab
01
Sichere Abholung & Direkttransport
Maximale Sicherheit beginnt bereits bei der Abholung Ihrer Personalakten. Wir verpacken sie sorgfältig in versiegelten Archivboxen, erfassen jede Box mit einem Barcode und dokumentieren jeden Schritt DSGVO-konform. Anschließend transportieren wir Ihre Unterlagen ohne Umwege direkt zu unserem Scan-Zentrum in 55270 Bubenheim.
02
Eingangskontrolle & Vollständigkeitsprüfung
Sobald Ihre Akten bei uns eintreffen, führen wir eine präzise Eingangskontrolle durch. Jeder Barcode wird mit unserer Dokumentation abgeglichen, um sicherzustellen, dass alle Dokumente vorhanden sind und der Prozess reibungslos verläuft.
03
Sorgfältige Vorbereitung der Dokumente
Für eine perfekte Digitalisierung bereiten wir Ihre Akten gründlich vor. Wir entfernen Büroklammern, Tackernadeln und richten die Seiten aus. Dokumente wie Krankmeldungen werden in die richtige Reihenfolge gebracht. So garantieren wir eine optimale Scanqualität und eine strukturierte Ablage der Personalakten.
04
Verscannen der Unterlagen
Wir verwandeln Ihre Papierakten in hochauflösende, durchsuchbare PDF/A-Dateien. Dabei begradigen wir die Blätter, retuschieren Risse und Löcher und verbessern die Helligkeit und den Kontrast. Dank der OCR-Technologie können Sie Ihre digitalen Personalakten jederzeit und blitzschnell durchsuchen.
05
Strenge Qualitätskontrolle
Die digitalisierten Unterlagen werden strukturiert aufbereitet und im Rahmen unseres Prozesses qualitätsgeprüft bereitgestellt.
06
Sichere Übergabe & Archivierung
Nach der Digitalisierung werden Ihre Personalakten sicher auf unserem lokalen Speicher abgelegt. Wir übergeben Ihnen die Daten auf einem verschlüsselten Datenträger. Außerdem bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Daten direkt in der Cloud zu speichern, sodass Sie jederzeit und von überall aus auf Ihre Akten zugreifen können.
07
Nachbereitung der Papierakten (Optional)
Nach Abschluss der Digitalisierung erhalten Sie Ihre Originalunterlagen zurück. Auf Wunsch koordinieren wir die fachgerechte Vernichtung der Unterlagen über einen spezialisierten externen Dienstleister.
Sicherheit & Datenschutz – Ihre Personalakten in besten Händen
Der Schutz Ihrer Daten hat für uns oberste Priorität. Personalakten enthalten vertrauliche Informationen von Mitarbeitenden wie Gehaltsdaten, Krankmeldungen oder Vertragsdetails – deshalb setzen wir als Scandienstleister höchste Sicherheitsstandards ein, um Ihre Daten zu schützen.
DSGVO- & BDSG-konforme Verarbeitung
Unsere Prozesse erfüllen alle gesetzlichen Datenschutzanforderungen, inklusive DSGVO und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Sichere Infrastruktur
Ihre Dokumente werden in einem abgeschotteten Netzwerk ohne externe Verbindungen verarbeitet – geschützt vor unbefugtem Zugriff oder Cyberangriffen.
Strenge Zugriffskontrollen
Nur autorisierte Mitarbeitende haben Zugang zu den Daten, und technische Maßnahmen verhindern unerlaubte Kopien.
Verschlüsselte Datenspeicherung & Übertragung
Wir nutzen modernste Verschlüsselungstechnologien für Datentransfers und Speichermedien.
Zertifizierte IT-Sicherheit
Unsere Systeme entsprechen anerkannten Standards der Informationssicherheit und werden regelmäßig überprüft.
Unsere bewährte Methode für Ihren Erfolg
Mit unserer klaren und strukturierten Vorgehensweise bringen wir Ihre Prozesse effizient voran. Von der ersten Analyse über die Implementierung bis zur Optimierung begleiten wir Sie Schritt für Schritt.
Mehr zu unserem Scanservice finden Sie hier.
Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung von Personalakten
Ab wann ist die digitale Personalakte für Unternehmen Pflicht?
Auch wenn es in Deutschland mit Ausnahme von Beamten keine Pflicht zum Vorhalten einer digitalen Personalakte gibt, müssen bestimmte Dokumente ab dem 1. Januar 2027 digital bereitgestellt werden. Dazu gehören unter anderem Nachweise der Elternschaft, Immatrikulationsbescheinigungen für Werkstudenten und Bescheinigungen von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht. Diese Dokumente müssen gemäß der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) digital aufbewahrt werden.
Wenn Sie derzeit noch auf Papierakten setzen und bis zum 31. Dezember 2026 eine Befreiung beantragt haben, sollten Sie die Einführung von digitalen Personalakten jetzt in Angriff nehmen. Ab dem 01.01.2027 müssen dann alle Arbeitgeber die Unterlagen digital vorhalten.
Die digitale Verwaltung von Personalakten bietet nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch einen Wettbewerbsvorteil. Durch die Digitalisierung sparen Sie wertvolle Zeit in der Personalverwaltung, die Sie für strategische Aufgaben nutzen können. Gerade im aktuellen Arbeitsmarkt, in dem Fachkräfte knapp sind, verschafft Ihnen eine digitale und modern geführte Personalakte einen entscheidenden Vorteil. Mehr zu Inhalte, Fristen und Datenschutz der digitalen Personalakte finden Sie auf unserem Blog.
Können die Personalakten nach der Digitalisierung vernichtet werden?
Grundsätzlich können viele Personaldokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden, allerdings müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen beachtet werden.
Bestimmte Dokumente unterliegen Aufbewahrungsfristen:
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Arbeitsrechtliche Dokumente müssen in der Regel drei Jahre aufbewahrt werden.
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Steuerrelevante Unterlagen wie Lohnabrechnungen oder Lohnsteuerkarten haben eine sechs- bis zehnjährige Aufbewahrungspflicht.
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Sozialversicherungsnachweise müssen mindestens fünf Jahre, in bestimmten Fällen sogar bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden.
Besonders wichtige Personaldokumente wie Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge oder Kündigungsschreiben sollten weiterhin in Papierform archiviert werden, da für sie oft die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist.
Bevor Personalakten vernichtet werden, muss geprüft werden, ob offene Ansprüche oder längere gesetzliche Fristen bestehen. Einige Unterlagen sollten weiterhin physisch aufbewahrt werden, doch eine digitale Personalakte stellt zusätzlich sicher, dass keine wichtigen Dokumente verloren gehen.
Wie lange dauert die Digitalisierung von Personalakten?
Die Dauer der Digitalisierung hängt von der Anzahl der Personalakten ab. Mit unserem Service sorgen wir für eine schnelle und reibungslose Umsetzung.
Dank effizienter Prozesse digitalisieren wir auch große Mengen in kurzer Zeit. Gerne analysieren wir Ihren Bedarf in einem unverbindlichen Beratungsgespräch und erstellen einen individuellen Zeitplan für Ihr Projekt.
Preis für die Digitalisierung Ihrer Personalakten berechnen
Möchten Sie erfahren, wie viel die Digitalisierung Ihrer Papierdokumente kosten wird? Nutzen Sie unseren benutzerfreundlichen Preisrechner, um innerhalb weniger Sekunden eine Kostenschätzung zu erhalten.
Geben Sie einfach die Anzahl und den Typ der zu digitalisierenden Dokumente an und erhalten Sie umgehend eine Preisvorstellung. Dies ermöglicht Ihnen eine effektive Planung und den Einstieg in eine digitalere Zukunft.
Gehen Sie den ersten Schritt in eine digitale Zukunft!
Vertrauen Sie uns die Digitalisierung Ihrer Personalakten an. Wir übernehmen den gesamten Prozess – von der Abholung bis zur sicheren Übergabe der finalen, digitalisierten Daten, maßgeschneidert auf Ihre Bedürfnisse.