E-Rechnung Pflicht 2025 – Was Unternehmen jetzt wissen müssen
- OFFIZ Content Team
- vor 4 Stunden
- 10 Min. Lesezeit
Die E-Rechnung ist da – seit dem 1. Januar 2025 gelten neue gesetzliche Vorgaben für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen. Viele Betriebe haben sich bereits umgestellt, andere befinden sich noch mitten in der Umsetzung oder nutzen die Übergangsfristen. Doch was genau bedeutet die E-Rechnungspflicht für Ihr Unternehmen? Wer ist betroffen – und wer nicht? Welche Formate sind erlaubt? Und was müssen Sie jetzt konkret tun, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein?
Inhaltsverzeichnis:
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Im Gegensatz zu einer Papierrechnung oder einem einfachen PDF enthält sie maschinenlesbare Daten, die direkt in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme übernommen werden können – ganz ohne manuelle Zwischenschritte.
Entscheidend ist: Eine echte E-Rechnung im Sinne der neuen gesetzlichen Vorgaben ist kein PDF-Dokument, sondern liegt beispielsweise im Format XRechnung oder ZUGFeRD vor.
Die gesetzliche Definition der E-Rechnung wurde in Deutschland mit dem Wachstumschancengesetz im März 2024 festgelegt. Sie orientiert sich an der EU-Norm EN 16931 und gilt ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). Ziel ist eine effizientere, digitale Rechnungsverarbeitung, die Betriebe entlastet und Umsatzsteuerbetrug erschwert.
Auch wenn der Begriff „elektronische Rechnung“ zunächst allgemein klingt, ist die Anforderung eindeutig: Nur strukturierte Formate gelten künftig als E-Rechnung – PDFs oder Bilder von Rechnungen sind damit nicht mehr ausreichend, auch wenn sie digital übermittelt werden. Sie gelten lediglich als „unstrukturierte elektronische Rechnungen“
Merkmale einer echten E-Rechnung
Damit eine Rechnung als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes gilt, muss sie:
in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen (z. B. XML),
alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben enthalten,
elektronisch übermittelt und empfangen werden können,
maschinell weiterverarbeitet werden können (z. B. in Buchhaltungssoftware).
Ihr Erfolgsfaktor: Outsourcing mit OFFIZ für höchste Effizienz.
Warum wurde die E-Rechnungspflicht eingeführt?
Die E-Rechnung Pflicht wurde nicht ohne Grund eingeführt – sie ist Teil eines größeren Plans, den Geschäftsverkehr in Deutschland moderner, digitaler und transparenter zu machen. Für viele Unternehmen bedeutet das zwar eine Umstellung, aber langfristig auch mehr Effizienz und weniger Papierkram.
Ein wichtiger Antrieb hinter der Pflicht ist die Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug. Elektronische Rechnungen in einem standardisierten Format lassen sich viel besser automatisch prüfen und auswerten. So kann der Staat sicherstellen, dass Steuern korrekt erhoben und abgeführt werden.
Außerdem passt sich Deutschland mit der E-Rechnungspflicht an Vorgaben der EU an. Die sogenannte „ViDA-Initiative“ will europaweit die Mehrwertsteuer modernisieren und die Digitalisierung des Steuerwesens vorantreiben. Die E-Rechnung ist dabei ein zentrales Element.
Kurz gesagt: Die E-Rechnung soll den Büroalltag einfacher machen, den Staat handlungsfähiger und Unternehmen fit für die digitale Zukunft.
Was gilt seit dem 1. Januar 2025? – Der aktuelle Rechtsrahmen
Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung in Deutschland für inländische B2B-Umsätze verpflichtend. Die gesetzliche Grundlage dafür bildet das Wachstumschancengesetz, das 2024 beschlossen wurde. Deutschland passt sich wie bereits beschrieben damit den Regelungen der EU an, noch bevor die EU-weiten ViDA-Vorgaben (VAT in the Digital Age) vollständig umgesetzt sind.
Wer ist betroffen?
Die Pflicht gilt für Unternehmen, die Leistungen an andere Unternehmen innerhalb Deutschlands erbringen. Voraussetzung ist, dass sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Empfänger im Inland ansässig sind – also z. B. Sitz, Geschäftsleitung oder Betriebsstätte in Deutschland haben. Es spielt dabei keine Rolle, ob das Unternehmen haupt- oder nebenberuflich betrieben wird.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind zwar von der Ausstellungspflicht (noch) ausgenommen, müssen aber seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Das heißt: Auch sie müssen technisch in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Mehr Informationen dazu finden Sie im Kapitel: „E-Rechnung Pflicht Kleinunternehmer“.
Empfangspflicht seit 1. Januar 2025
Unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche gilt bereits seit dem 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Das bedeutet, sie brauchen eine technische Infrastruktur – etwa eine Buchhaltungssoftware oder ein Dokumentenmanagementsystem, das strukturierte Rechnungen verarbeiten kann.
Zwar gilt seit Januar 2025 die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen, doch für die Ausstellungspflicht gibt es Übergangsregelungen (siehe nächstes Kapitel). So sollen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen Zeit haben, ihre Systeme umzustellen.
Übergangsregelung bis 2028: Was jetzt noch erlaubt ist
Auch wenn die E-Rechnungspflicht offiziell seit dem 1. Januar 2025 gilt, hat der Gesetzgeber Übergangsfristen vorgesehen, um Unternehmen ausreichend Zeit für die Umstellung zu geben. Nicht jedes Unternehmen ist technisch sofort in der Lage, strukturierte E-Rechnungen zu erstellen oder zu verarbeiten – genau hier setzen die Übergangsregelungen an. Sie geben bis Ende 2027 etwas Luft.
Was gilt in den Jahren 2025 und 2026?
In diesen beiden Jahren dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder einfache elektronische Rechnungen (z. B. PDF-Dateien) verwenden – aber nur, wenn der Rechnungsempfänger dem ausdrücklich zustimmt. Wer also seine gewohnten Formate noch beibehalten möchte, muss die Zustimmung seines Geschäftspartners einholen und dokumentieren.
Das bedeutet: In der Praxis ist vieles noch erlaubt, aber nicht mehr ohne Rücksprache. Es lohnt sich also schon jetzt, auf echte E-Rechnungen im strukturierten Format umzusteigen.
Was ändert sich 2027?
Ab dem 1. Januar 2027 wird die Lage etwas strenger. Zwar dürfen weiterhin „sonstige Rechnungen“ wie PDFs oder Papierrechnungen verwendet werden – aber nur noch unter zwei Bedingungen:
Der Rechnungsempfänger stimmt erneut zu, und
Der Rechnungsaussteller hatte im Vorjahr einen Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro.
Liegt der Umsatz darüber, darf ab 2027 nur noch in einem gesetzeskonformen E-Rechnungsformat abgerechnet werden – es sei denn, es wird ein anerkanntes EDI-Verfahren genutzt (z. B. EDIFACT), das bestimmte Voraussetzungen erfüllt.
Ab 2028: Keine Ausnahmen mehr
Spätestens ab dem 1. Januar 2028 endet die Übergangszeit vollständig. Dann müssen alle inländischen B2B-Rechnungen im strukturierten E-Rechnungsformat erstellt werden – unabhängig von Unternehmensgröße, Umsatz oder Zustimmung des Empfängers.
Gleichzeitig wird ab 2028 mit der Einführung eines bundesweiten elektronischen Meldesystems gerechnet, bei dem Rechnungsdaten zusätzlich in Echtzeit an die Finanzverwaltung übermittelt werden sollen.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Die E-Rechnungspflicht betrifft zwar viele Unternehmen – aber eben nicht alle Fälle. Für bestimmte Arten von Rechnungen hat der Gesetzgeber Ausnahmen vorgesehen. Das bedeutet: In einigen Situationen dürfen weiterhin Papierrechnungen oder einfache elektronische Formate wie PDFs verwendet werden.
Zu den wichtigsten Ausnahmen zählen sogenannte Kleinbetragsrechnungen. Das sind Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von maximal 250 Euro. Diese dürfen auch weiterhin in Papierform oder als PDF verschickt werden – etwa für Bewirtungsbelege, Parktickets oder andere alltägliche Kleinausgaben.
Auch Fahrausweise, wie etwa Bahn- oder Bustickets, sind von der Pflicht ausgenommen, solange sie bestimmte Pflichtangaben enthalten.
Ein weiterer Ausnahmebereich betrifft steuerfreie Leistungen, wie sie in § 4 Nr. 8 bis 29 des Umsatzsteuergesetzes geregelt sind. Hierzu zählen zum Beispiel bestimmte medizinische, kulturelle oder finanzielle Dienstleistungen. Für diese Umsätze besteht keine Pflicht zur E-Rechnung.
Wichtig ist: Diese Ausnahmen gelten nur für die Ausstellung. Für den Empfang strukturierter E-Rechnungen besteht ab 2025 keine generelle Ausnahme mehr – alle inländischen Unternehmen müssen diese empfangen und verarbeiten können.
E-Rechnung Pflicht Kleinunternehmer: Diese Regeln gelten
Auch Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG müssen sich mit der E-Rechnungspflicht auseinandersetzen – wenn auch mit etwas mehr Spielraum.
Die gute Nachricht: Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen im strukturierten Format auszustellen. Sie dürfen ihre Rechnungen auch weiterhin in Papierform oder als PDF versenden, da sie selbst keine Umsatzsteuer ausweisen und nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Die Pflicht zur Ausstellung strukturierter E-Rechnungen wird voraussichtlich erst ab 2028 auch für sie verbindlich.
Anders sieht es beim Empfang aus: Seit dem 1. Januar 2025 müssen auch Kleinunternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen im neuen Format anzunehmen. Wer als Kleinunternehmer also Leistungen von anderen Unternehmen bezieht, muss sicherstellen, dass er entsprechende Rechnungen verarbeiten kann – etwa durch eine passende Buchhaltungssoftware oder ein einfaches Tool zur Anzeige und Archivierung von XRechnungen.
In der Praxis bedeutet das: Auch wenn Kleinunternehmer bei der Ausstellung noch freie Hand haben, führt kein Weg an der technischen Umstellung vorbei. Wer professionell arbeiten und mit größeren Geschäftspartnern auf Augenhöhe bleiben will, sollte sich frühzeitig mit der E-Rechnung vertraut machen.
Formvorschriften für E-Rechnungen
Eine E-Rechnung muss zwingend in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt, übermittelt und empfangen werden. Ziel ist es, dass die Inhalte der Rechnung automatisch weiterverarbeitet werden können – etwa in der Buchhaltungssoftware oder für steuerliche Zwecke. Eine klassische PDF-Datei erfüllt diese Anforderungen nicht mehr, denn sie lässt sich nicht ohne Weiteres maschinell auslesen.
Zwei zentrale Formate in Deutschland:
XRechnung: Dieses Format wurde speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt, erfüllt aber auch die EU-Vorgaben für den privaten Geschäftsverkehr. Die XRechnung basiert auf XML und enthält alle nötigen Rechnungsinformationen in strukturierter Form – ideal für eine vollständig digitale Verarbeitung ohne Medienbrüche.
ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): Dieses hybride Format kombiniert ein klassisches PDF mit einer eingebetteten XML-Datei. So ist die Rechnung sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar. Wichtig: Nur die Profile „COMFORT“ und „EXTENDED“ entsprechen den Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Die abgespeckten Varianten wie „MINIMUM“ oder „BASIC-WL“ sind nicht zulässig.
Technischer Rahmen: EU-Norm EN 16931
Rechnungsformate müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sein. Nur dann gelten sie als E-Rechnung im rechtlichen Sinn. Das schafft europaweit einheitliche Standards und erleichtert die automatisierte Verarbeitung – auch grenzüberschreitend.
Vereinbarte Formate möglich
Unternehmen dürfen auch andere Formate nutzen, etwa EDI-basierte Verfahren wie EDIFACT – vorausgesetzt, beide Geschäftspartner stimmen dem zu und das gewählte Format erfüllt inhaltlich die EU-Norm oder kann technisch in ein entsprechendes Format überführt werden. Diese Option ist vor allem für große Unternehmen mit etablierten IT-Systemen interessant.
Für Unternehmen bedeutet das: Wer gesetzeskonforme E-Rechnungen ausstellen und empfangen möchte, muss sich mit den technischen Anforderungen vertraut machen. Die Wahl des richtigen Formats – idealerweise XRechnung oder ZUGFeRD – ist dabei der erste Schritt in Richtung einer zukunftssicheren, digitalen Rechnungsabwicklung.
Was müssen Unternehmen jetzt konkret tun?
Anforderungen verstehen Zuerst gilt es, sich mit den gesetzlichen Vorgaben vertraut zu machen. Entscheidend ist die Definition der E-Rechnung nach § 14 UStG sowie die technischen Standards – insbesondere die EU-Norm EN 16931.
Passendes Format wählen Etablierte Standards wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profil COMFORT oder EXTENDED) erfüllen die Anforderungen. Unternehmen sollten frühzeitig klären, welches Format zur eigenen IT-Infrastruktur und zu den Geschäftspartnern passt.
Interne Prozesse prüfen Wie werden Rechnungen bisher erstellt, versendet und verarbeitet? Viele Abläufe lassen sich durch den Einsatz elektronischer Rechnungen automatisieren und dadurch deutlich verschlanken.
Technische Systeme aufrüsten Ob über eine Buchhaltungssoftware, ein ERP-System oder spezialisierte E-Rechnungsdienste: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie E-Rechnungen im korrekten Format erzeugen, empfangen und archivieren können.
Mitarbeitende schulen Die Umstellung betrifft nicht nur die Technik, sondern auch die Menschen. Schulungen sorgen dafür, dass alle Beteiligten wissen, worauf es ankommt, und Fehler vermieden werden.
Testläufe durchführen Bevor die E-Rechnung zum Pflichtstandard wird, sollten alle Prozesse und Schnittstellen getestet werden. So lassen sich technische Probleme oder Medienbrüche rechtzeitig erkennen.
Übergangsfristen sinnvoll nutzen Gerade kleinere Unternehmen haben bis spätestens Ende 2027 Zeit, vollständig auf das neue System umzustellen. Doch auch hier gilt: Je früher man beginnt, desto besser.
Externe Unterstützung einholen Ein Steuerberater, ein IT-Dienstleister oder eine spezialisierte Plattform kann helfen, die Umstellung effizient umzusetzen und individuell passende Lösungen zu finden.
Tipp: Detaillierte Informationen, Praxisbeispiele und technische Hilfestellungen zur E-Rechnungspflicht finden Sie auf der offiziellen Informationsseite des Bundes.
Folgen bei Nichtbeachtung der E-Rechnungspflicht
Kein Vorsteuerabzug
Ein zentrales Risiko: Rechnungen, die nicht dem vorgeschriebenen E-Rechnungsformat entsprechen, gelten nicht als ordnungsgemäß im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Das bedeutet: Der Rechnungsempfänger darf die ausgewiesene Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer abziehen – was schnell teuer werden kann.
Bußgelder
Verstöße gegen steuerrechtliche Pflichten – darunter auch die korrekte Ausstellung von Rechnungen – können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. In der Praxis kann das Finanzamt bei wiederholten oder schweren Verstößen Bußgelder verhängen.
Zivilrechtliche Folgen
Empfänger von fehlerhaften oder nicht konformen Rechnungen haben einen Anspruch auf eine korrekte Rechnung. Unternehmen müssen diese dann nachträglich richtig erstellen – was zusätzlichen Aufwand, Verzögerungen in der Zahlung und unnötige Kosten verursachen kann.
Steuerliche Nachteile und Prüfungsrisiken
Ein fortgesetzter Verstoß gegen die Pflicht zur E-Rechnung kann bei Betriebsprüfungen zu Beanstandungen führen. Die Finanzverwaltung kann in der Folge Rechnungen nicht anerkennen, Rückfragen stellen oder Zahlungen zurückhalten. Das kann sich negativ auf die Liquidität und Planungssicherheit auswirken.
Erreichbar bleiben – auch wenn Sie es nicht sind. Mit dem Telefonservice von OFFIZ.
FAQ zur E-Rechnungspflicht ab 2025
Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung?
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Muss ich ab 2025 jede Rechnung als E-Rechnung ausstellen?
Wie erkenne ich, ob mein Rechnungsempfänger E-Rechnungen empfangen kann?
Welche Software brauche ich, um E-Rechnungen zu erstellen?
Was passiert, wenn ich einem Geschäftskunden weiterhin eine PDF-Rechnung sende?
Was muss ich als Empfänger technisch beachten?
Muss ich E-Rechnungen zusätzlich als PDF speichern oder ausdrucken?
Muss ich jede E-Rechnung digital unterschreiben?
Fazit: Die E-Rechnung als Chance nutzen
Die Einführung der E-Rechnungspflicht mag auf den ersten Blick wie eine zusätzliche bürokratische Hürde wirken – doch bei genauerem Hinsehen bietet sie große Chancen: effizientere Abläufe, weniger Papierkram, weniger Fehler und eine bessere Übersicht über die eigenen Finanzen.
Wer sich jetzt rechtzeitig informiert und vorbereitet, kann nicht nur Stress und mögliche Sanktionen vermeiden, sondern auch direkt von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung profitieren. Ob Selbstständige, KMU oder Verein – die passenden Lösungen stehen bereit, und der Einstieg ist oft einfacher als gedacht.
Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel bietet einen Überblick zur Pflicht zur E-Rechnung ab 2025 und wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch können wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit der Inhalte übernehmen. Für spezifische rechtliche Auskünfte empfehlen wir, einen Experten zu Rate zu ziehen.
