Lohnvorbereitung
- OFFIZ Content Team
- 19. Nov.
- 3 Min. Lesezeit
Inhaltsverzeichnis
1. Was bedeutet Lohnvorbereitung?
Unter Lohnvorbereitung versteht man alle organisatorischen und fachlichen Schritte, die vor der eigentlichen Lohn- bzw. Gehaltsabrechnung notwendig sind. Während die Lohnabrechnung meist in einem Lohnprogramm, durch eine interne Payroll-Abteilung oder einen Steuerberater erfolgt, stellt die Lohnvorbereitung sicher, dass alle dafür benötigten Daten vollständig, korrekt und fristgerecht vorliegen.
Typische Bereiche, die von der Lohnvorbereitung betroffen sind:
Personalstammdaten (z. B. Adresse, Steuerklasse, Sozialversicherungsdaten)
Vertragsdaten (z. B. Arbeitszeitmodell, Stundenlohn, Gehalt, Zulagen)
Laufende Veränderungen (z. B. Überstunden, Boni, Prämien)
Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheit, Mutterschutz)
Im Rahmen eines Unternehmenslexikons beschreibt der Begriff Lohnvorbereitung somit den gesamten Prozess der Datensammlung, -prüfung und -aufbereitung für die Entgeltabrechnung.
2. Zentrale Aufgaben der Lohnvorbereitung
Die Lohnvorbereitung umfasst mehrere Aufgabenbereiche, die – je nach Unternehmensgröße – von der Personalabteilung, der Buchhaltung oder einer verantwortlichen Fachkraft übernommen werden.
Typische Aufgaben in der Lohnvorbereitung:
Pflege der Personalstammdaten
Neue Mitarbeitende anlegen
Änderungen bei Adresse, Steuerklasse, Familienstand übernehmen
Sozialversicherungsnummern, Krankenkassen, Bankverbindungen verwalten
Erfassung von Arbeitszeiten und Zuschlägen
Stundenlisten, Zeiterfassungssysteme oder Schichtpläne auswerten
Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge vorbereiten
Überstunden dokumentieren und bewerten
Berücksichtigung von Abwesenheiten
Urlaubstage und -kontingente prüfen
Krankmeldungen und Lohnfortzahlung (Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall) erfassen
Elternzeit, Mutterschutz oder Pflegezeit dokumentieren#
Einmalzahlungen und Sondervergütungen
Boni, Prämien, Tantiemen
Urlaubs- und Weihnachtsgeld
Vermögenswirksame Leistungen (VWL)
Kommunikation mit Steuerberater oder Lohnbüro
Bereitstellung aller Daten in strukturierter Form
Klärung von Rückfragen zu Mitarbeitenden oder Sonderfällen
Einhaltung von Abgabefristen (z. B. Monatsende)
Diese Aufgaben zeigen: Lohnvorbereitung ist die Grundlage dafür, dass die eigentliche Lohnabrechnung korrekt, nachvollziehbar und rechtskonform durchgeführt werden kann.
3. Ablauf: So läuft eine korrekte Lohnvorbereitung ab
Der genaue Ablauf der Lohnvorbereitung kann je nach System und Organisation variieren. Im Kern folgt er jedoch meist einem ähnlichen Muster.
Schritt 1: Datensammlung
Alle relevanten Informationen werden aus verschiedenen Quellen zusammengeführt:
Zeiterfassungssysteme
Urlaubs- und Abwesenheitstools
Personalakten und Verträge
Kommunikation mit Führungskräften (z. B. zu Boni oder Zulagen)
Schritt 2: Datenprüfung
Die gesammelten Daten werden auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft:
Stimmen Arbeitszeiten mit den Schichtplänen überein?
Sind Krankmeldungen und Urlaubstage korrekt dokumentiert?
Wurden Vertragsänderungen (z. B. Gehaltserhöhung) berücksichtigt?
Schritt 3: Aufbereitung für die Lohnabrechnung
Nun werden die Daten in eine Form gebracht, die das Lohnprogramm oder der Steuerberater verarbeiten kann:
Export aus Zeiterfassungssystemen
Erstellen von Übersichten (z. B. Excel-Listen)
Zuordnung von Lohnarten (z. B. Grundlohn, Zuschlag, Einmalzahlung)
Schritt 4: Übergabe an Lohnabrechnung
Die vorbereiteten Daten werden an die verantwortliche Stelle übergeben:
Interne Lohnbuchhaltung oder Payroll-Abteilung
Externes Lohnbüro oder Steuerberater
Schritt 5: Kontrolle und Rückfragen
Nach der Abrechnung werden die Ergebnisse stichprobenartig geprüft:
Stimmen Brutto- und Nettobeträge?
Sind alle Mitarbeitenden abgerechnet worden?
Wurden neue Mitarbeitende bzw. Austritte korrekt berücksichtigt?
Dieser strukturierte Ablauf zeigt, wie eng Lohnvorbereitung und Lohnabrechnung miteinander verzahnt sind.
4. Typische Fehler in der Lohnvorbereitung
Fehler in der Lohnvorbereitung können direkte finanzielle Auswirkungen haben – sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeitenden. Zudem können sie rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Häufige Fehlerquellen:
Unvollständige oder veraltete Stammdaten
Beispiel: falsche Steuerklasse, fehlende Krankenkassenänderung, alte Bankverbindung.
Fehlerhafte Zeiterfassung
Nicht erfasste Überstunden
Falsche Zuordnung von Zuschlägen
Ungenaue Pausenregelungen
Verspätete Meldungen
Neue Mitarbeitende werden zu spät gemeldet
Vertragsänderungen (z. B. Stundenumfang) werden erst im Nachhinein berücksichtigt
Fehlende Dokumentation von Abwesenheiten
Krankmeldungen werden nicht rechtzeitig eingereicht
Urlaub wird nicht korrekt im System erfasst
Mangelnde Kommunikation
Führungskräfte melden Boni oder Prämien zu spät
Schnittstellen zwischen Personalabteilung, Buchhaltung und externem Lohnbüro sind unklar
Eine professionelle Lohnvorbereitung zielt daher immer darauf ab, diese Fehlerquellen systematisch zu minimieren.
5. Praxis-Tipps für eine effiziente Lohnvorbereitung
Damit die Lohnvorbereitung reibungslos läuft und die Lohnabrechnung pünktlich erstellt werden kann, helfen einige bewährte Praxis-Tipps.
1. Klare Prozesse und Zuständigkeiten definieren
Wer ist für Stammdaten zuständig?
Wer prüft Zeiten und Abwesenheiten?
Wer kommuniziert mit dem Steuerberater oder Lohnbüro?
2. Digitale Systeme nutzen
Einführung einer zuverlässigen elektronischen Zeiterfassung
Nutzung von HR-Software zur Verwaltung von Personalakten und Abwesenheiten
Standardisierte Schnittstellen zur Lohnsoftware, um manuelle Eingaben zu reduzieren
3. Regelmäßige Datenpflege
Stammdaten laufend aktualisieren, statt alles kurz vor der Abrechnung zu ändern
Änderungen (z. B. Gehaltserhöhungen) sofort einpflegen und schriftlich dokumentieren
4. Checklisten für die Lohnvorbereitung verwenden
Eine kurze Checkliste kann helfen, nichts zu vergessen, z. B.:
Alle neuen Mitarbeitenden angelegt
Austritte und Vertragsenden erfasst
Arbeitszeiten und Überstunden geprüft
Urlaube und Krankheiten eingetragen
Einmalzahlungen (Boni, Prämien etc.) erfasst
Daten an Lohnbüro / Steuerberater übermittelt
5. Schulungen und regelmäßige Updates
Mitarbeitende in Personalabteilung und Buchhaltung regelmäßig schulen
Änderungen im Steuer- und Sozialversicherungsrecht beobachten
Prozesse an neue gesetzliche Vorgaben anpassen
Fazit
Lohnvorbereitung ist mehr als nur „Vorarbeit“ zur Lohnabrechnung – sie ist ein zentraler Baustein für korrekte Entgeltabrechnungen, zufriedene Mitarbeitende und rechtliche Sicherheit. Unternehmen, die ihre Lohnvorbereitung strukturiert, digital und gut organisiert gestalten, reduzieren Fehler, sparen Zeit und sorgen für einen reibungslosen Payroll-Prozess.
