Fahrtenbuch führen – So geht’s richtig (inkl. Tipps für Selbstständige)
- OFFIZ Content Team
- 5. Mai
- 13 Min. Lesezeit
Sie nutzen Ihren Firmenwagen auch privat und möchten steuerlich auf der sicheren Seite sein? Dann führt kein Weg am Fahrtenbuch vorbei – aber Vorsicht: Nur wer es korrekt und lückenlos führt, vermeidet Ärger mit dem Finanzamt. In diesem Ratgeber erfahren Sie, welche Form überhaupt zulässig ist, welche Angaben zwingend erforderlich sind – und worauf Selbstständige in der Praxis besonders achten sollten. Mit wertvollen Tipps und konkreten Hinweisen, wie Sie typische Fehler von Anfang an vermeiden.
Inhaltsverzeichnis:
Definition: Was ist ein Fahrtenbuch?
Ein Fahrtenbuch ist eine schriftliche oder digitale Aufzeichnung aller Fahrten, die mit einem betrieblich genutzten Fahrzeug unternommen werden. Es dokumentiert, wann, wohin, warum und wie weit gefahren wurde – und unterscheidet dabei zwischen Privatfahrten und geschäftlichen Fahrten.
Für Selbstständige ist das Fahrtenbuch besonders wichtig: Es ist ein Instrument, mit dem sich steuerliche Vorteile gezielt nutzen lassen. Wer das Fahrtenbuch korrekt führt, kann die tatsächlichen Kosten des betrieblichen Fahrzeugs geltend machen – und dabei oft viel Geld sparen.
Aber: Ein Fahrtenbuch lohnt sich nur, wenn es ordnungsgemäß geführt wird. Denn das Finanzamt prüft genau – und erkennt das Fahrtenbuch nur an, wenn es lückenlos, nachvollziehbar und manipulationssicher ist. Fehlerhafte oder unvollständige Aufzeichnungen führen schnell dazu, dass stattdessen die sogenannte 1%-Regelung angewendet wird – oft zum Nachteil für Selbstständige.
Im weiteren Verlauf zeigen wir, wer überhaupt ein Fahrtenbuch führen muss, welche Anforderungen gelten und wie Sie es richtig machen – mit praktischen Tipps und Beispielrechnungen.
Wer muss ein Fahrtenbuch führen – und warum?
Grundsätzlich muss niemand zwingend ein Fahrtenbuch führen – es sei denn, das Finanzamt fordert es im Einzelfall (z. B. bei einer Schätzung oder nach einer Betriebsprüfung). In den meisten Fällen ist es aber eine freiwillige Entscheidung – mit handfesten finanziellen Auswirkungen.
Denn wer als Selbstständiger einen Firmenwagen auch privat nutzt, muss diesen Vorteil versteuern. Dabei gibt es zwei Optionen:
Die 1%-Regelung: pauschale Versteuerung des geldwerten Vorteils auf Basis des Bruttolistenpreises.
Das Fahrtenbuch: exakte Versteuerung nur des tatsächlichen privaten Nutzungsanteils.
Wer den privaten Anteil gering hält oder ein teureres Fahrzeug nutzt, fährt mit dem Fahrtenbuch oft deutlich günstiger. Das lohnt sich vor allem für Selbstständige, die überwiegend beruflich unterwegs sind – z. B. für Kundentermine, Projektfahrten oder Lieferungen.
Ein Fahrtenbuch ist also keine Pflicht, aber oft die cleverere Wahl. Voraussetzung: Es wird korrekt geführt – und dokumentiert jede Fahrt vollständig, sauber und nachvollziehbar.
In manchen Fällen ist das Fahrtenbuch allerdings verpflichtend – etwa wenn:
das Finanzamt die 1%-Regelung wegen unangemessener Fahrzeugkosten nicht anerkennt.
eine Schätzung des Privatanteils angeordnet wird.
bei Fahrten mit einem privaten Fahrzeug Betriebskosten anteilig abgesetzt werden sollen.
Fahrtenbuch laut StVZO: Unabhängig von der steuerlichen Nutzung regelt auch die Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO), unter welchen Umständen ein Fahrtenbuch geführt werden muss – zum Beispiel im Rahmen einer behördlich angeordneten Fahrtenbuchauflage. Die entsprechende gesetzliche Grundlage finden Sie in § 31a StVZO.
Im Zweifel lohnt sich ein Gespräch mit dem Steuerberater. Denn ob sich das Fahrtenbuch lohnt, hängt stark von der individuellen Fahrpraxis und der Fahrzeugwahl ab.
Die 1%-Regelung als Alternative
Wenn ein Fahrzeug auch privat genutzt wird, aber kein Fahrtenbuch geführt werden soll, wird automatisch die 1%-Regelung wirksam. Diese Methode setzt einen monatlichen Pauschalwert an, der als privater Nutzungsvorteil versteuert wird – unabhängig davon, wie viel das Fahrzeug tatsächlich privat genutzt wurde.
Die Rechnung ist einfach:
1 Prozent des Bruttolistenneupreises pro Monat gelten als geldwerter Vorteil und müssen als Betriebseinnahme versteuert werden. Bei einem Listenpreis von 40.000 € sind das also 400 € monatlich – zusätzlich kommen 0,03 % pro Entfernungskilometer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte hinzu, sofern diese regelmäßig stattfinden.
Vorteile der 1 Prozent-Regelung:
Kein Fahrtenbuch erforderlich: Wer sich den täglichen Aufwand der Dokumentation sparen möchte, findet in der 1%-Regelung eine einfache Alternative.
Schnelle und unkomplizierte Abrechnung: Der geldwerte Vorteil wird pauschal ermittelt – ganz ohne aufwendige Aufzeichnungen oder Nachweise.
Trotz der Einfachheit kann die 1%-Regelung in vielen Fällen teurer sein als ein sauber geführtes Fahrtenbuch – besonders bei überwiegend beruflicher Nutzung oder älteren Fahrzeugen.
Gerade für Selbstständige, die ihren Firmenwagen überwiegend beruflich nutzen, kann die 1%-Regelung unvorteilhaft sein. Denn sie berücksichtigt nicht, wie oft oder wie wenig privat gefahren wird. Auch bei älteren oder gebrauchten Fahrzeugen kann die Pauschale deutlich überhöht sein – weil immer der Bruttolistenpreis als Berechnungsgrundlage zählt, nicht der tatsächliche Kaufpreis.
Beispiel: Wer einen fünf Jahre alten Wagen gebraucht gekauft hat, versteuert dennoch 1 % vom damaligen Neupreis – obwohl der reale Fahrzeugwert inzwischen deutlich niedriger ist.
Die 1%-Regelung ist nur erlaubt, wenn der Wagen zu mindestens 50 % betrieblich genutzt wird. Liegt die betriebliche Nutzung darunter, muss ein Fahrtenbuch geführt werden – es gibt keine Wahlmöglichkeit.
Fahrtenbuch oder 1 Prozent-Regel: Beispielrechnungen
Ob Fahrtenbuch oder 1%-Regelung – am Ende geht es um bares Geld. Mit einer einfachen Beispielrechnung zeigen wir, welche Variante sich wann lohnt.
Beispiel: Selbstständiger Unternehmer Max Mustermann
Max Mustermann fährt jährlich 25.000 Kilometer mit seinem Dienstwagen. Davon entfallen 7.500 Kilometer auf private Fahrten – also 30 %. Der Bruttolistenpreis seines Fahrzeugs beträgt 40.000 €. Für die Steuerberechnung nehmen wir einen persönlichen Einkommensteuersatz von 32 % an.
Entfernung zwischen Wohnort und Betrieb: 15 Kilometer.
Pauschale für Arbeitsweg: 0,03 % des Listenpreises je Kilometer und Monat.
1) 1 Prozent-Regelung
1 % von 40.000 € = 400 € pro Monat → 4.800 € im Jahr
Für den Arbeitsweg:
40.000 € × 0,03 % × 15 km = 180 € pro Monat → 2.160 € im Jahr
Gesamter geldwerter Vorteil: 4.800 € + 2.160 € = 6.960 € jährlich
Steuerlast (32 %): 6.960 € × 0,32 = 2.227,20 €
2) Fahrtenbuch
Max führt ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und kann belegen, dass sein Fahrzeug zu 70 % betrieblich genutzt wird.
Gesamtkosten Fahrzeugbetrieb (Abschreibung, Kraftstoff, Versicherung, Wartung usw.): 9.000 € jährlich
Privatanteil (30 %): 9.000 € × 30 % = 2.700 € geldwerter Vorteil
Steuerlast (32 %): 2.700 € × 0,32 = 864 €
Durch das Führen eines Fahrtenbuchs spart Max Mustermann jährlich über 1.360 € an Steuern. Je höher der Anteil der betrieblichen Nutzung und je teurer das Fahrzeug im Neupreis, desto eher rechnet sich das Fahrtenbuch gegenüber der pauschalen 1%-Regelung.
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Welches Fahrtenbuch wird vom Finanzamt anerkannt?
Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, ein Fahrtenbuch zu führen. Doch nicht jede Variante wird anerkannt. Im Folgenden zeigen wir, welche Formen erlaubt sind – und worauf Selbstständige besonders achten sollten.
Handschriftlich, elektronisch, digital oder App – was ist erlaubt?
Handschriftliches Fahrtenbuch: Ein handschriftliches Fahrtenbuch auf Papier wird anerkannt, wenn es lückenlos und nachvollziehbar geführt wird. Erlaubt sind nur gebundene Bücher – lose Zettel oder selbst ausgedruckte Vorlagen sind nicht zulässig. Änderungen müssen sauber durchgestrichen und neu eingetragen werden. Leerzeilen oder spätere Ergänzungen ohne Kennzeichnung können zur Ablehnung führen.
Excel-Tabellen und editierbare Dateien: Fahrtenbücher, die in Excel oder ähnlichen Programmen erstellt werden, gelten in der Regel nicht als finanzamtskonform. Grund: Die Einträge können jederzeit verändert werden, ohne dass dies nachvollziehbar wäre. Damit fehlt die geforderte Unveränderbarkeit.
Elektronische Fahrtenbücher: Speziell entwickelte elektronische Fahrtenbücher (meist per GPS-Tracking) bieten eine rechtssichere Alternative. Hier werden Fahrten automatisch erfasst, Änderungen protokolliert und nachträgliche Bearbeitungen begrenzt. Entscheidend ist, dass das verwendete System zertifiziert ist und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Fahrtenbuch-Apps: Auch Fahrtenbuch-Apps können eine praktikable Lösung sein – allerdings mit Einschränkungen. Nicht alle Apps sind tatsächlich finanzamtskonform, auch wenn Anbieter dies oft anpreisen. In den AGBs findet sich häufig der Hinweis, dass keine Gewähr übernommen wird. Wer auf eine App setzt, sollte daher vorsichtig sein: Zur Sicherheit kann es sinnvoll sein, zusätzlich ein handschriftliches Fahrtenbuch zu führen, zumindest im ersten Jahr.
Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Damit ein Fahrtenbuch vom Finanzamt anerkannt wird, müssen bestimmte formale und inhaltliche Anforderungen erfüllt sein. Diese Anforderungen sorgen dafür, dass die aufgezeichneten Fahrten als glaubwürdig und manipulationssicher gelten. Fehlerhafte oder unvollständige Fahrtenbücher führen regelmäßig dazu, dass die Behörde die 1%-Regelung anwendet – oft mit erheblichen steuerlichen Nachteilen.
Die wichtigsten Anforderungen im Überblick:
Zeitnahe und chronologische Führung: Jede Fahrt muss zeitnah – idealerweise direkt nach Abschluss der Fahrt – ins Fahrtenbuch eingetragen werden. Nachträgliche Sammeleintragungen oder das Rekonstruieren von Fahrten am Monatsende sind unzulässig.
Lückenlose und fortlaufende Aufzeichnung: Alle Fahrten – geschäftlich wie privat – müssen vollständig und ohne Auslassungen dokumentiert werden. Das Fahrtenbuch muss eine fortlaufende, chronologische Struktur haben, damit das Finanzamt die Fahrten jederzeit nachvollziehen kann.
Unveränderbarkeit der Eintragungen: Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch darf nicht nachträglich verändert werden können, ohne dass dies ersichtlich ist. Änderungen müssen eindeutig dokumentiert sein. Bei handschriftlichen Fahrtenbüchern bedeutet das: Keine Radierungen oder unauffälligen Korrekturen, sondern sauberes Durchstreichen mit neuer Eintragung.
Geschlossene Form: Das Fahrtenbuch muss in gebundener Form vorliegen. Einzelblätter oder lose Sammlungen sind nicht zulässig. Bei digitalen Fahrtenbüchern oder Apps ist darauf zu achten, dass das System Manipulationen technisch verhindert oder lückenlos protokolliert.
Übersichtlichkeit und Lesbarkeit: Das Fahrtenbuch muss klar und gut leserlich geführt sein. Verwaschene Schrift, schwer nachvollziehbare Angaben oder unstrukturierte Aufzeichnungen führen schnell zu Problemen bei der Prüfung durch das Finanzamt.
Sorgfalt und Genauigkeit: Kilometerangaben müssen exakt sein – Auf- oder Abrundungen sind nicht erlaubt. Auch bei Routinefahrten dürfen keine Pflichtangaben ausgelassen werden.
Besonderheiten bei mehreren Fahrern: Wenn das Fahrzeug von mehreren Personen genutzt wird, muss im Fahrtenbuch immer dokumentiert werden, wer die jeweilige Fahrt unternommen hat.
Pflichtangaben im Fahrtenbuch
Damit das Finanzamt ein Fahrtenbuch anerkennt, müssen bestimmte Pflichtangaben vollständig und korrekt enthalten sein – unabhängig davon, ob das Fahrtenbuch handschriftlich, elektronisch oder per App geführt wird. Fehlen wichtige Informationen oder sind die Einträge unvollständig, kann das Finanzamt die 1%-Regelung ansetzen – selbst wenn Sie als Fahrzeughalter eigentlich ein ordentliches Fahrtenbuch geführt haben.
Wichtig: Auch bei Fahrtenbüchern, die digital oder per App geführt werden, gelten dieselben Anforderungen wie bei klassischen Papierfahrtenbüchern.
Grundlegende Pflichtangaben für jedes Fahrtenbuch:
Amtliches Kennzeichen des Fahrzeugs
Kilometerstand zu Beginn und am Ende des Kalenderjahres (bzw. Nutzungszeitraums)
Lückenlose Aufzeichnung aller Fahrten ohne Leerzeilen oder fehlende Einträge
Je nach Art der Fahrt – geschäftlich oder privat – sind unterschiedliche Angaben erforderlich:
Pflichtangaben bei betrieblichen Fahrten:
Bei dienstlichen oder geschäftlichen Fahrten müssen folgende Details dokumentiert werden:
Datum der Fahrt
Uhrzeit: Beginn und Ende der Fahrt
Kilometerstand: jeweils bei Abfahrt und Ankunft
Reiseziel (genaue Angabe, ggf. inklusive Umwegstrecken)
Zweck der Fahrt (z. B. Kundentermin, Messebesuch)
Name des Geschäftspartners oder der besuchten Firma
Hinweis:Wer einer besonderen Schweigepflicht unterliegt (z. B. Ärzte, Anwälte), darf zur Wahrung der Vertraulichkeit Abkürzungen oder Codes verwenden. Diese müssen in einem separaten Verzeichnis aufgeschlüsselt sein, das bei einer Prüfung auf Nachfrage vorgelegt werden kann.
Pflichtangaben bei Privatfahrten:
Für Privatfahrten ist der Dokumentationsaufwand geringer. Notwendig sind:
Datum der Fahrt
Reiseziel
Gefahrene Kilometer
Einen Reisezweck müssen Sie bei Privatfahrten nicht angeben – Ihre Privatsphäre bleibt gewahrt.
Fahrtenbuch Vorlage: So muss ein Fahrtenbuch aufgebaut sein
Wichtiger Hinweis: Diese Fahrtenbuch Vorlage dient lediglich zur Veranschaulichung, wie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch in gebundener Heftform aufgebaut sein sollte.Ein Ausdruck dieser Vorlage genügt den Anforderungen des Finanzamts nicht, da ein ausgedrucktes oder loses Blatt nicht als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch anerkannt wird.
Verwenden Sie bitte immer ein gebundenes Fahrtenbuch-Heft, wie es im Handel erhältlich ist!
Wann wird ein Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt?
Ein Fahrtenbuch kann unabhängig davon, ob es handschriftlich, elektronisch oder per App geführt wird, vom Finanzamt abgelehnt werden, wenn es nicht ordnungsgemäß geführt ist. Für die Anerkennung sind Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Manipulationssicherheit entscheidend. Bereits kleine Fehler können dazu führen, dass das Fahrtenbuch nicht akzeptiert wird – in diesem Fall wird die 1%-Regelung zur Berechnung der Privatnutzung angewendet, was oft deutlich teurer ist.
Typische Gründe für die Nichtanerkennung eines Fahrtenbuchs sind:
Formale Mängel
Das Fahrtenbuch weist Lücken auf oder ist nicht fortlaufend geführt.
Die Eintragungen erfolgen nicht zeitnah, sondern werden nachträglich erstellt.
Das Fahrtenbuch ist unleserlich oder enthält unterschiedliche Handschriften, was auf eine spätere Ergänzung durch Dritte hindeuten könnte.
Es liegt nicht in geschlossener Form vor, zum Beispiel bei lose zusammengehefteten Blättern oder selbst ausgedruckten Vorlagen.
Inhaltliche Fehler
Es fehlen wesentliche Angaben wie Kilometerstände, Reisezweck oder Zielorte.
Es bestehen Widersprüche zu anderen Belegen, etwa wenn Tankquittungen Orte belegen, die im Fahrtenbuch nicht auftauchen.
Bei Nutzung durch mehrere Fahrer wird der jeweilige Fahrer nicht einzeln ausgewiesen.
Mängel bei digitalen oder elektronischen Fahrtenbüchern
Bewegungsdaten oder Fahrten werden im System nachträglich verändert, ohne dass Änderungen automatisch protokolliert werden.
Die verwendete Software ist nicht zertifiziert oder erfüllt nicht die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes elektronisches Fahrtenbuch (z. B. fehlende Zeitstempel, unzureichende Sicherung der Unveränderbarkeit).
Wichtig: Schon kleinere Unstimmigkeiten oder Zweifel an der Authentizität der Einträge können das gesamte Fahrtenbuch ungültig machen. Wer auf Nummer sicher gehen will, führt sein Fahrtenbuch gewissenhaft, vollständig und so transparent wie möglich.
Praxistipps für Selbstständige
Mit ein paar einfachen Gewohnheiten und klarem System lässt sich das Führen des Fahrtenbuchs gut in den Alltag integrieren.
Routinen und Tricks für konsequentes Führen eines Fahrtenbuchs
Tragen Sie Fahrten sofort ein:
Am besten direkt nach der Fahrt, noch im Auto. Je frischer die Erinnerung, desto weniger passieren Fehler – und Fahrzeughalter vermeiden Lücken, die später Fragen aufwerfen könnten.
Wiederkehrende Strecken vereinfachen:
Wenn Sie regelmäßig zu denselben Kunden oder Projekten fahren, dürfen Sie sich bestimmte Beschreibungen abkürzen. Wichtig ist nur: Die Angaben müssen eindeutig und nachvollziehbar bleiben.
Belege als hilfreiche Kontrolle:
Heben Sie Tankquittungen, Werkstattrechnungen oder Parktickets auf. Sie helfen nicht nur bei der Buchhaltung, sondern zeigen auch, ob Ihr Fahrtenbuch mit den realen Bewegungen übereinstimmt.
Fahrtenbuch griffbereit aufbewahren:
In der analogen Variante hat es einen festen Platz – zum Beispiel im Handschuhfach. Bei digitalen Lösungen sollte die App gut sichtbar auf dem Startbildschirm liegen, damit Sie schnell darauf zugreifen können.
Wöchentlicher Kurz-Check:
Planen Sie sich einmal pro Woche fünf Minuten ein, um die Einträge durchzugehen. Sind alle Fahrten drin? Stimmen die Kilometerstände? Kleine Routine, großer Effekt.
Tipp: Wenn Sie viel unterwegs sind, kann ein zertifiziertes elektronisches Fahrtenbuch mit GPS-Funktion den Aufwand erheblich reduzieren – solange es die Anforderungen des Finanzamts erfüllt.
Worauf es bei mehreren Fahrzeugen ankommt
Sie nutzen mehr als ein Fahrzeug für Ihr Business – vielleicht einen Dienstwagen, einen Transporter oder verschiedene Autos für verschiedene Projekte? Dann gelten ein paar zusätzliche Regeln:
Jedes Fahrzeug braucht sein eigenes Fahrtenbuch.
Ganz gleich, ob analog oder digital – eine klare Trennung ist Pflicht. Kennzeichen, Kilometerstände und Strecken dürfen nicht vermischt werden.
Fahrerwechsel dokumentieren:
Wird ein Fahrzeug von mehreren Personen genutzt – etwa Mitarbeitenden, Partner oder Aushilfen – muss bei jeder Fahrt notiert werden, wer hinter dem Steuer saß.
Digitale Tools richtig einrichten:
Achten Sie bei elektronischen Lösungen darauf, dass jedes Fahrzeug korrekt angelegt ist und die Zuordnung stimmt. Gerade bei Fuhrparks kann es sonst schnell unübersichtlich werden.
Verantwortlichkeiten klären:
Wenn andere für Sie fahren, etwa im Team, dann legen Sie genau fest, wer für das Fahrtenbuch zuständig ist – und wie oft es gepflegt wird. Am Ende trägt immer der oder die Unternehmer*in die Verantwortung.
Extra-Tipp: Ein kurzes Briefing für Mitarbeitende – z. B. wie man eine Fahrt richtig einträgt oder worauf bei der App zu achten ist – verhindert spätere Fehler und Diskussionen.
FAQ: Häufige Fragen rund ums Fahrtenbuch
Was passiert, wenn ich das Fahrtenbuch falsch ausfülle?
Gibt es Erleichterungen für bestimmte Berufsgruppen?
Wie lange sollte man Fahrtenbücher aufheben?
Was ist, wenn ich das Fahrtenbuch verliere?
Soll ich das Fahrtenbuch ordentlich abtippen?
Was ist eine Fahrtenbuchauflage und wann wird sie verhängt?
Ihr Erfolgsfaktor: Outsourcing mit OFFIZ für höchste Effizienz.
Fazit: Fahrtenbuch führen – ein wichtiges Werkzeug für Selbstständige
Für Selbstständige ist das Fahrtenbuch ein zentrales Instrument, um beruflich und privat gefahrene Kilometer sauber zu trennen – und dadurch die Kosten für den Firmenwagen korrekt abzusetzen. Gleichzeitig ist es ein Nachweis, der im Fall einer Prüfung Sicherheit gibt.
Wer das Fahrtenbuch konsequent und richtig führt, kann die 1 %-Regelung vermeiden und so oft bares Geld sparen. Klar ist aber auch: Der Aufwand darf nicht unterschätzt werden. Mit der richtigen Routine und einem passenden System wird das Fahrtenbuch zu einem verlässlichen Begleiter im Geschäftsalltag.
Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel bietet einen Überblick zum Fahrtenbuch führen und wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch können wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit der Inhalte übernehmen. Für spezifische rechtliche Auskünfte empfehlen wir, einen Experten zu Rate zu ziehen.
