XRechnung
- OFFIZ Content Team
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Inhaltsverzeichnis
Was ist die XRechnung? Definition und Grundlagen
Gesetzliche Pflicht und Anwendungsbereich
Aufbau und Pflichtangaben einer XRechnung
Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD
Vorteile und die Zukunft der XRechnung
1. Was ist die XRechnung? Definition und Grundlagen
Die XRechnung ist ein rein strukturiertes, XML-basiertes Datenmodell für elektronische Rechnungen. Sie wurde als nationaler Standard in Deutschland etabliert, um die europäische Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen umzusetzen.
Als E-Rechnung ermöglicht die XRechnung eine vollständige maschinelle Verarbeitbarkeit ("Straight Through Processing") ohne manuelle Eingriffe oder Medienbrüche. Dies ist der entscheidende Unterschied zu traditionellen Papierrechnungen oder einfachen PDF-Dateien.
Der Standard ist konform zur europäischen Norm EN 16931 (Semantisches Datenmodell der Kernelementen einer elektronischen Rechnung) und wird in Deutschland von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betrieben.
2. Gesetzliche Pflicht und Anwendungsbereich
Die Verwendung der XRechnung ist für Lieferanten und Dienstleister, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (Bund, Länder, Kommunen) in Deutschland stellen, verpflichtend.
Die Grundlage dafür bildet die E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-Rech-V), die seit dem 27. November 2020 alle Rechnungssteller im B2G-Verkehr zur Nutzung eines strukturierten, elektronischen Formats (i.d.R. XRechnung) verpflichtet.
B2G (Business-to-Government): XRechnung ist der primäre und verpflichtende Standard.
Leitweg-ID: Für die korrekte Adressierung der elektronischen Rechnung an die zuständige Behörde ist die Angabe einer Leitweg-ID zwingend erforderlich. Sie fungiert als elektronische Postanschrift des Rechnungsempfängers.
3. Aufbau und Pflichtangaben einer XRechnung
Die XRechnung besteht ausschließlich aus einem XML-Datensatz. Obwohl es kein vorgeschriebenes Layout für die visuelle Darstellung gibt, müssen alle gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie zusätzliche, spezifische Informationen des XRechnungs-Standards enthalten sein.
Wichtige Bestandteile und Pflichtangaben sind unter anderem:
Leitweg-ID des Rechnungsempfängers
Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers und Empfängers
Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Leistung
Detaillierte Angaben zum Entgelt, den Steuersätzen und dem Gesamtbetrag
4. Der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD
Neben der XRechnung ist ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ein weiteres wichtiges Format für E-Rechnungen in Deutschland. Der Hauptunterschied liegt im Format:
Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD (z.B. Version 2.1) |
Format | Rein strukturiertes XML | Hybrides Format (PDF/A-3 mit eingebettetem XML) |
Lesbarkeit | Nur maschinenlesbar | Maschinen- und menschenlesbar |
Zielgruppe | Primär B2G (Behördenverkehr) | Primär B2B (Unternehmen) |
Verpflichtung | Gesetzlich verpflichtend für B2G | Freiwillig |
Kurz gesagt: Die XRechnung ist ein reiner Datensatz für die automatisierte Verarbeitung durch Behörden. ZUGFeRD kombiniert die Vorteile der visuellen Lesbarkeit (PDF) mit denen der maschinellen Verarbeitung (XML) und wird daher häufig im Austausch zwischen Unternehmen eingesetzt.
5. Vorteile und die Zukunft der XRechnung
Die Einführung der XRechnung bringt erhebliche Vorteile für Wirtschaft und Verwaltung mit sich und ist ein wichtiger Treiber der Digitalisierung:
Kosten- und Zeitersparnis: Wegfall von Druck-, Papier- und Portokosten sowie beschleunigte Prozesse.
Prozesseffizienz: Vollautomatische Erfassung, Prüfung und Buchung der Daten in den Verwaltungssystemen.
Reduzierte Fehlerquote: Standardisiertes Format minimiert manuelle Fehler und Rückfragen.
Interoperabilität: Einheitlicher Standard in der gesamten EU (basierend auf EN 16931).
Zukunftsausblick: Mit der geplanten Einführung einer B2B-E-Rechnungspflicht in Deutschland ab dem Jahr 2025 wird der Trend zu strukturierten elektronischen Rechnungsformaten wie der XRechnung und ZUGFeRD weiter stark zunehmen. Die XRechnung bleibt dabei der zentrale Standard für den öffentlichen Sektor.
