Vorbereitende Buchhaltung
- OFFIZ Content Team
- 9. Juli
- 2 Min. Lesezeit
Inhaltsverzeichnis
Was ist vorbereitende Buchhaltung?
Die vorbereitende Buchhaltung umfasst alle organisatorischen und administrativen Tätigkeiten, die vor der eigentlichen Finanzbuchhaltung erledigt werden müssen. Sie sorgt dafür, dass sämtliche Belege und Informationen vollständig, korrekt und strukturiert an den Steuerberater oder Buchhalter übergeben werden können.
Typisch für kleinere und mittlere Unternehmen ist, dass die vorbereitende Buchhaltung intern oder über einen externen Bürodienstleister erfolgt.
Welche Aufgaben umfasst die vorbereitende Buchhaltung?
Zur vorbereitenden Buchhaltung gehören unter anderem:
Sortieren und Prüfen von Belegen (Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
Digitalisierung und Ablage von Dokumenten
Kontieren von Belegen (optional, wenn geschult)
Kassenbuchführung
Reisekostenabrechnung
Zahlungsabgleiche und offene Posten verwalten
Vorbereitung der Lohnunterlagen
Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen (ohne Buchung)
Diese Tätigkeiten bilden die Basis für die ordnungsgemäße Finanzbuchhaltung nach GoBD.
Warum ist vorbereitende Buchhaltung wichtig?
Eine gut organisierte vorbereitende Buchhaltung spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch Fehler und Rückfragen seitens des Steuerberaters. Die wichtigsten Vorteile:
Effizientere Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
Reduzierung von Steuerberaterkosten
Verbesserte Übersicht über die aktuelle Finanzlage
Rechtssicherheit und Fristeneinhaltung
Unterschied zur Finanzbuchhaltung
Oft wird die vorbereitende Buchhaltung mit der eigentlichen Buchhaltung verwechselt. Der Unterschied:
Vorbereitende Buchhaltung | Finanzbuchhaltung |
Erfassung & Ordnung | Verbuchung & Auswertung |
Keine Steuerrechtspflicht | Muss gesetzeskonform erfolgen |
Kann intern oder extern | Muss meist vom Steuerberater erfolgen |
Wer führt die vorbereitende Buchhaltung durch?
In vielen kleinen Unternehmen übernimmt die Geschäftsführung oder ein Assistent die vorbereitende Buchhaltung. Alternativ kann sie an einen Bürodienstleister ausgelagert werden, der auf administrative und kaufmännische Aufgaben spezialisiert ist.
Vorteile durch externe Bürodienstleister
Ein professioneller Bürodienstleister unterstützt Unternehmen bei der vorbereitenden Buchhaltung, indem er:
Fachgerechte Ablagestrukturen etabliert
Digitale Tools für Belegmanagement nutzt
Fristen und Termine zuverlässig einhält
Die Kommunikation mit dem Steuerberater erleichtert
Gerade bei wachsendem Papieraufkommen oder begrenzten Ressourcen kann Outsourcing eine echte Entlastung darstellen.
Fazit
Die vorbereitende Buchhaltung ist ein zentraler Bestandteil effizienter Unternehmensprozesse. Wer sie ernst nimmt, kann Zeit, Nerven und Geld sparen – insbesondere durch die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Bürodienstleister. So entsteht die perfekte Grundlage für eine reibungslose und fehlerfreie Finanzbuchhaltung.
