Revisionssichere Archivierung: Anforderungen nach GoBD, HGB und AO
- 28. Aug. 2024
- 8 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 2 Tagen
Unternehmen bewahren heute einen großen Teil ihrer geschäftlichen Unterlagen digital auf. Doch das bloße Speichern einer Rechnung, eines Vertrags oder eines Buchungsbelegs reicht nicht aus. Für aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen gelten Anforderungen daran, wie Dokumente erfasst, gespeichert, geschützt und während der gesamten Aufbewahrungsdauer verfügbar gehalten werden.
In diesem Zusammenhang wird häufig von revisionssicherer Archivierung gesprochen. Gemeint ist eine Form der digitalen Aufbewahrung, bei der Dokumente und Daten nachvollziehbar, vollständig, vor unzulässigen Veränderungen geschützt und innerhalb der vorgeschriebenen Fristen verfügbar bleiben. Eine wichtige Grundlage bilden dabei die GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
In diesem Ratgeber erfahren Sie, was revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung in der Praxis bedeutet, welche Anforderungen Unternehmen beachten müssen und welche Rolle die Digitalisierung von Papierunterlagen dabei spielt.
Inhaltsverzeichnis:
Dieser Beitrag gehört zu unserem zentralen Leitfaden zur digitalen Transformation im Unternehmen, in dem Strategie, Prozessdigitalisierung, Technologie-Auswahl und Umsetzung ganzheitlich eingeordnet werden.
Das Wichtigste auf einen Blick
Revisionssichere Archivierung: Dokumente müssen vollständig, lesbar, nachvollziehbar und vor unbemerkten Veränderungen geschützt aufbewahrt werden.
Rechtliche Grundlagen: HGB und Abgabenordnung regeln die Aufbewahrungspflichten; die GoBD konkretisieren die Anforderungen für digitale Unterlagen.
GoBD-konforme Prozesse: Entscheidend sind unter anderem Vollständigkeit, Ordnung, Nachprüfbarkeit, Unveränderbarkeit, Datensicherheit und Verfügbarkeit.
Verfahrensdokumentation: Unternehmen sollten festhalten, wie digitale Dokumente erfasst, verarbeitet, gespeichert, gesichert und wiedergefunden werden.
Software allein reicht nicht: Ob eine Archivierung ordnungsgemäß ist, hängt vom Zusammenspiel aus Software, Einstellungen und betrieblichen Abläufen ab.
Papierakten digitalisieren: Für die spätere Archivierung müssen Unterlagen vollständig und lesbar gescannt, qualitätsgeprüft und strukturiert aufbereitet werden.
Revisionssichere Archivierung: Was bedeutet das?
Revisionssichere Archivierung bezeichnet die ordnungsgemäße Aufbewahrung digitaler Geschäftsunterlagen und Daten über den gesamten vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum. Dabei muss gewährleistet sein, dass relevante Informationen vollständig erhalten bleiben, verfügbar und lesbar sind und Veränderungen nachvollzogen werden können.
Entscheidend ist dabei nicht nur der technische Speicherort. Revisionssicherheit betrifft den gesamten Umgang mit einem Dokument von seiner Entstehung oder Digitalisierung über die Ablage und Bearbeitung bis zur langfristigen Aufbewahrung und späteren Bereitstellung.
Besonders wichtig ist, dass ursprüngliche Informationen nicht unbemerkt überschrieben, gelöscht oder verändert werden können. Müssen Änderungen vorgenommen werden, müssen diese so erfolgen, dass der ursprüngliche Inhalt und die vorgenommenen Änderungen nachvollziehbar bleiben.
Der Begriff „revisionssicher“ ist dabei nicht mit einem bestimmten Dateiformat, Speichermedium oder einer einzelnen Software gleichzusetzen. Entscheidend ist vielmehr, ob das gesamte eingesetzte Verfahren die geltenden Anforderungen erfüllt.
Rechtliche Grundlagen: GoBD, HGB und AO
Für die revisionssichere Archivierung gibt es nicht ein einzelnes Gesetz, das alle Anforderungen zusammenfasst. Vielmehr ergeben sich die Pflichten zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung aus verschiedenen handels- und steuerrechtlichen Vorschriften.
Eine zentrale Grundlage bildet das Handelsgesetzbuch (HGB). Nach § 239 HGB müssen unter anderem Eintragungen und Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Werden Unterlagen elektronisch geführt, müssen die Daten während der jeweiligen Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben und innerhalb angemessener Zeit lesbar gemacht werden können.
§ 257 HGB regelt darüber hinaus, welche handelsrechtlich relevanten Unterlagen aufzubewahren sind. Dazu gehören beispielsweise Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Handelsbriefe und Buchungsbelege.
Für steuerlich relevante Unterlagen sind insbesondere §§ 146 und 147 der Abgabenordnung (AO) von Bedeutung. Auch hier werden Anforderungen an eine vollständige, geordnete und nachvollziehbare Aufzeichnung und Aufbewahrung gestellt. Elektronisch gespeicherte Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist verfügbar und, soweit erforderlich, maschinell auswertbar sein.
Konkretisiert werden diese Anforderungen durch die GoBD. Sie beschreiben, welche organisatorischen und technischen Grundsätze Unternehmen beim Umgang mit elektronischen Büchern, Aufzeichnungen und aufbewahrungspflichtigen Dokumenten beachten müssen.
Wie lange einzelne Geschäftsunterlagen aufzubewahren sind, hängt von der jeweiligen Dokumentenart ab. Eine ausführliche Übersicht finden Sie in unserem Ratgeber zu den Aufbewahrungsfristen.
Anforderungen an eine GoBD-konforme Archivierung
Eine GoBD-konforme Archivierung setzt voraus, dass nicht nur die gespeicherten Dokumente selbst, sondern auch die damit verbundenen Prozesse ordnungsgemäß ausgestaltet sind. Für Unternehmen ergeben sich daraus mehrere zentrale Anforderungen.
Vollständigkeit und Richtigkeit
Aufbewahrungspflichtige Informationen müssen vollständig und korrekt erfasst werden. Dokumente oder Geschäftsvorfälle dürfen nicht ohne nachvollziehbaren Grund fehlen oder nachträglich unbemerkt verändert werden.
Ordnung und eindeutige Zuordnung
Dokumente müssen so abgelegt und organisiert werden, dass sie eindeutig zugeordnet und bei Bedarf wiedergefunden werden können. Eine strukturierte Indexierung, nachvollziehbare Dateibenennung und klare Zuordnung zu Geschäftsvorgängen erleichtern dies erheblich.
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
Ein sachverständiger Dritter muss die relevanten Abläufe innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen können. Deshalb ist nicht nur das Ergebnis entscheidend, sondern auch der Weg eines Dokuments durch die verwendeten Systeme und Prozesse.
Schutz vor unzulässigen Veränderungen
Aufbewahrungspflichtige Dokumente dürfen während ihrer Aufbewahrungszeit nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr festgestellt werden kann. Änderungen müssen – soweit sie zulässig und erforderlich sind – nachvollziehbar bleiben.
Verfügbarkeit und Lesbarkeit
Dokumente müssen während der gesamten vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer verfügbar bleiben und innerhalb angemessener Zeit lesbar gemacht werden können. Unternehmen sollten deshalb auch langfristig sicherstellen, dass verwendete Dateiformate und Systeme weiterhin zugänglich sind.
Datensicherheit und Zugriffsschutz
Geeignete organisatorische und technische Maßnahmen sollen verhindern, dass Dokumente verloren gehen oder unbefugte Personen darauf zugreifen. Dazu gehören beispielsweise geregelte Zugriffsrechte, Datensicherungen und kontrollierte Ablageprozesse.
Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit in der Praxis
Zwei besonders wichtige Grundsätze der revisionssicheren Archivierung sind die Nachvollziehbarkeit und die Unveränderbarkeit. In der Praxis bedeutet Unveränderbarkeit allerdings nicht zwingend, dass eine Datei technisch überhaupt nicht mehr bearbeitet werden kann.
Entscheidend ist vielmehr, dass aufbewahrungspflichtige Informationen nicht unbemerkt überschrieben oder gelöscht werden können. Werden Änderungen vorgenommen, müssen der ursprüngliche Zustand beziehungsweise die ursprünglichen Informationen weiterhin feststellbar und die Veränderungen nachvollziehbar sein.
Dafür können je nach eingesetztem System beispielsweise Änderungsprotokolle, Versionierungen, festgelegte Benutzerrechte und dokumentierte Ablageprozesse eingesetzt werden.
Gleichzeitig muss nachvollziehbar sein, wie Dokumente entstehen, verarbeitet, abgelegt, verändert und wiedergefunden werden. Die technische Archivierung und die organisatorischen Abläufe greifen deshalb unmittelbar ineinander.
Verfahrensdokumentation: Prozesse nachvollziehbar dokumentieren
Zu einer GoBD-konformen Archivierung gehört nicht nur die technische Speicherung der Dokumente. Unternehmen müssen auch nachvollziehbar darstellen können, wie ihre digitalen Prozesse organisiert sind. Dafür spielt die Verfahrensdokumentation eine wichtige Rolle.
Darin wird beschrieben, wie steuerlich relevante Informationen und Dokumente im Unternehmen verarbeitet werden – beispielsweise von ihrer Entstehung oder ihrem Eingang über die Erfassung, Bearbeitung und Ablage bis zur Speicherung, Sicherung und späteren Bereitstellung.
Die GoBD sehen vor, dass aus der Verfahrensdokumentation Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der eingesetzten Verfahren nachvollziehbar hervorgehen. Ihr Umfang hängt unter anderem von der Größe des Unternehmens, der Komplexität der Prozesse und den verwendeten IT-Systemen ab.
Auch Veränderungen an den eingesetzten Verfahren sollten dokumentiert werden. Die Dokumentation muss dabei mit den tatsächlichen Abläufen im Unternehmen übereinstimmen und Änderungen müssen historisch nachvollziehbar bleiben.
Warum Revisionssicherheit kein einzelnes Softwaremerkmal ist
Im Zusammenhang mit digitaler Archivierung werben Softwareanbieter teilweise mit Begriffen wie „revisionssicher“ oder „GoBD-konform“. Unternehmen sollten daraus jedoch nicht schließen, dass allein der Einsatz einer bestimmten Software automatisch eine ordnungsgemäße Archivierung gewährleistet.
Ob die Anforderungen erfüllt werden, hängt vom gesamten Verfahren ab. Neben der eingesetzten Software spielen beispielsweise die Konfiguration des Systems, Benutzer- und Zugriffsrechte, interne Arbeitsabläufe, die Vollständigkeit der gespeicherten Daten, Datensicherungen sowie die Verfahrensdokumentation eine Rolle.
Zertifikate oder Testate eines Softwareanbieters können daher eine Orientierung bei der Auswahl bieten, entfalten gegenüber der Finanzbehörde aber keine verbindliche Wirkung.
Für Unternehmen bedeutet das: Eine geeignete technische Lösung ist eine wichtige Grundlage. Revisionssicherheit entsteht jedoch erst durch das Zusammenspiel von Technik, Organisation und ordnungsgemäß dokumentierten Prozessen.
Papierdokumente digitalisieren und revisionssicher archivieren
Viele Unternehmen verfügen weiterhin über umfangreiche Papierarchive, obwohl Dokumente im Arbeitsalltag zunehmend digital verarbeitet werden. Sollen bestehende Akten in ein digitales Archiv überführt werden, beginnt der Prozess mit einer strukturierten Digitalisierung der Papierunterlagen.
Dabei kommt es nicht allein darauf an, ein Dokument einzuscannen. Die Unterlagen müssen vollständig und gut lesbar erfasst werden. Zusätzlich sollte nachvollziehbar geregelt sein, welche Dokumente digitalisiert werden, wer die Erfassung übernimmt, wie die Qualität kontrolliert wird und wie mit Fehlern umgegangen wird. Gerade bei größeren Aktenbeständen sind einheitliche und dokumentierte Prozesse deshalb besonders wichtig.
Ein professioneller Scan-Service kann Unternehmen bei diesem ersten Schritt unterstützen. Dokumente werden systematisch vorbereitet, digitalisiert und auf Wunsch beispielsweise durch OCR-Texterkennung, Indexierung und strukturierte Benennung für die anschließende digitale Weiterverarbeitung aufbereitet.
Die anschließende revisionssichere Archivierung bleibt jedoch Teil des gesamten unternehmensinternen Archivierungsverfahrens. Entscheidend ist daher, dass die digitalisierten Unterlagen anschließend in geeignete Prozesse und Systeme übernommen und während ihrer Aufbewahrungsdauer ordnungsgemäß verwaltet werden.
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Revisionssicherheit und ersetzendes Scannen
Bei der Digitalisierung von Papierunterlagen stellt sich häufig eine weitere Frage: Dürfen die Originaldokumente nach dem Scannen vernichtet werden?
Diese Frage ist von der revisionssicheren Archivierung zu unterscheiden. Die ordnungsgemäße digitale Speicherung bedeutet nicht automatisch, dass jedes Papieroriginal anschließend vernichtet werden darf. Ob Originale weiterhin benötigt werden, hängt unter anderem von der Art des Dokuments und möglichen gesetzlichen oder praktischen Anforderungen ab.
Wird ein Verfahren eingesetzt, bei dem Papierunterlagen nach einer ordnungsgemäßen Digitalisierung vernichtet und anschließend ausschließlich digital weitergeführt werden, spricht man häufig vom ersetzenden Scannen. Dabei sind insbesondere ein dokumentiertes Scanverfahren, die vollständige und lesbare Erfassung sowie geeignete Qualitätskontrollen von Bedeutung.
Häufige Fragen zur revisionssicheren Archivierung
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass aufbewahrungspflichtige Dokumente und Daten während der gesamten vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer vollständig, nachvollziehbar, verfügbar und vor unzulässigen Veränderungen geschützt aufbewahrt werden. Dabei kommt es nicht nur auf das verwendete Archivsystem an, sondern auf den gesamten organisatorischen und technischen Prozess.
Was bedeutet GoBD-konforme Archivierung?
Eine GoBD-konforme Archivierung berücksichtigt die Anforderungen der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Dazu gehören unter anderem Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Ordnung, Unveränderbarkeit, Datensicherheit und die langfristige Verfügbarkeit relevanter Unterlagen.
Ist eine Cloud automatisch revisionssicher?
Nein. Allein die Speicherung von Dokumenten in einer Cloud macht eine Archivierung nicht automatisch revisionssicher. Entscheidend ist, wie das gesamte System eingerichtet und genutzt wird und ob die organisatorischen und technischen Prozesse die geltenden Anforderungen erfüllen.
Reicht eine revisionssichere Software für die GoBD-konforme Archivierung aus?
Nein. Eine geeignete Software kann die Einhaltung der Anforderungen unterstützen, garantiert sie aber nicht automatisch. Auch die Konfiguration des Systems, Zugriffsrechte, Arbeitsabläufe, Datensicherheit und die Verfahrensdokumentation beeinflussen die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens. Zertifikate oder Testate Dritter sind für die Finanzbehörde nicht bindend.
Wie lange müssen Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden?
Die erforderliche Aufbewahrungsdauer hängt von der jeweiligen Dokumentenart und den einschlägigen gesetzlichen Vorschriften ab. Für verschiedene Geschäftsunterlagen gelten unterschiedliche Fristen. Eine detaillierte Übersicht finden Sie in unserem Ratgeber zu den Aufbewahrungsfristen.
OFFIZ-Video: Was ist Revisionssicherheit?
Wenn Sie lieber zuhören, gibt’s hier die wichtigsten Infos zur Revisionssicherheit nochmal in einer kompakten und verständlichen Zusammenfassung. Viel Spaß beim Anschauen!
Fazit: Revisionssichere Archivierung als Gesamtprozess
Revisionssichere Archivierung bedeutet weit mehr als das Speichern digitaler Dokumente in einem bestimmten System. Entscheidend ist das Zusammenspiel aus geeigneter Technik, nachvollziehbaren Prozessen, geregelten Zugriffsrechten, Schutz vor unzulässigen Veränderungen und einer aussagekräftigen Verfahrensdokumentation.
Unternehmen sollten deshalb sowohl die Anforderungen aus HGB und AO als auch die Konkretisierungen der GoBD bei der Organisation ihrer digitalen Dokumentenablage berücksichtigen. Besonders bei der Digitalisierung bestehender Papierarchive sollte von Beginn an darauf geachtet werden, dass Dokumente vollständig, lesbar und strukturiert erfasst werden.
Ein professioneller Scan-Service schafft hierfür eine wichtige Grundlage: Papierakten können systematisch digitalisiert, aufbereitet und für die anschließende digitale Verarbeitung bereitgestellt werden.
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Wichtiger Hinweis: Dieser Artikel bietet einen Überblick zum Thema Revisionssichere Archivierung und wurde mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch können wir keine Gewähr für die Richtigkeit, Aktualität oder Vollständigkeit der Inhalte übernehmen. Für spezifische rechtliche oder steuerliche Auskünfte empfehlen wir, einen Experten zu Rate zu ziehen.
