Postscan
- OFFIZ Content Team
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Inhaltsverzeichnis
Kurzdefinition
PostScan bezeichnet das digitale Erfassen, Aufbereiten und Bereitstellen eingehender Briefpost. Physische Sendungen werden geöffnet, gescannt, per OCR texterkannt, klassifiziert und sicher im DMS/ECM oder einer digitalen Poststelle bereitgestellt – inklusive regelbasierter Weiterleitung an die richtigen Personen oder Teams.
Was bedeutet PostScan im Unternehmenskontext?
Für Unternehmen löst PostScan die analoge „Briefkastenfalle“. Statt interner Umläufe in Papierform erhalten Mitarbeiter:innen tagesaktuell digitale Dokumente, ortsunabhängig und revisionssicher. Das beschleunigt Freigaben, reduziert Liegezeiten und schafft Transparenz über den gesamten Posteingangsprozess.
So läuft ein PostScan-Prozess ab
Postempfang: Umleitung der Firmenpost an eine Scanstelle oder Abholung vor Ort.
Sichtung & Öffnung: Trennung nach Sendungsarten (Rechnungen, Verträge, Retouren, Behördenpost etc.).
Scan: Hochauflösender Duplex-Scan (i. d. R. 300 dpi+), Farberhalt bei Bedarf.
OCR & Extraktion: Texterkennung, Metadaten, ggf. KI-gestützte Datenfelder (z. B. Rechnungsnummer, Betrag, Lieferant).
Klassifikation: Zuordnung zu Postkörben, Akten, Vorgängen.
Prüfung & QS: Vollständigkeit, Lesbarkeit, Dublettencheck.
Verteilung: Automatische Zustellung an definierte Empfänger:innen/Teams oder Workflows (Freigabe, Wiedervorlage).
Archivierung: Revisionssichere Ablage im DMS/ECM gemäß Aufbewahrungsfristen; definierte Löschkonzepte.
Optionen: Physische Rücksendung, Zwischenlagerung oder datenschutzkonforme Vernichtung der Originale.
Vorteile von PostScan
Schnellere Bearbeitung: Kürzere Durchlaufzeiten, weniger Medienbrüche.
Remote & Hybrid Work: Sicherer Zugriff auf Post von überall.
Kosten senken: Weniger interne Verteilung, Lagerflächen, Kopien.
Transparenz & Nachverfolgbarkeit: Status, SLAs und Verantwortlichkeiten sind sichtbar.
Sicherheit & Compliance: Definierte Rollen, Protokollierung, DSGVO-konforme Verarbeitung.
Bessere Datenqualität: OCR/Extraktion ermöglicht Auswertungen und Automatisierung.
OCR/Texterkennung: Wandelt Scans in durchsuchbare PDFs; Grundlage für Indexierung.
Klassifikation/KI: Erkennen von Dokumententypen (z. B. Rechnung, Mahnung, Vertrag).
DMS/ECM: Zentrale, revisionssichere Ablage mit Berechtigungskonzept.
Workflow-Engine: Regelbasierte Weiterleitung, Eskalationen, Fristenüberwachung.
Schnittstellen (API): Anbindung an ERP, Buchhaltung, CRM, Ticketing.
Sicherheit: Ende-zu-Ende-Transportwege (TLS), Verschlüsselung im Ruhezustand, Protokollierung.
Datenschutz, DSGVO & Compliance
Rechtsgrundlage: Verarbeitung auf Basis von Vertrag/Interesse (Art. 6 DSGVO) – dokumentieren!
Auftragsverarbeitung: AV-Vertrag mit dem Scandienstleister; TOMs, Subunternehmerkette.
Datenminimierung: Nur notwendige Daten erfassen, klare Löschfristen.
Zugriffskontrolle & Rollen: Need-to-know-Prinzip, 2-Faktor-Authentifizierung.
Standort & Hosting: Bevorzugt EU/EWR-Datenverarbeitung, klare Speicherorte.
Originale: Definierte Regeln zu Aufbewahrung oder Vernichtung; Nachweisführung (Vernichtungsprotokoll).
GoBD/ISO: Bei relevanten Dokumenten GoBD-konforme Archivierung; Orientierung an ISO 27001.
Kosten & Preismodelle
Pro Scan/Seite: Pauschale je Dokument oder Seite.
Volumenpakete: Staffelpreise bei hohem Posteingang.
Einmalige Setup-Kosten: Prozessdesign, Regelwerke, Schnittstellen, Testläufe.
Optionale Leistungen: Eilbearbeitung, Langzeitarchiv, physische Rücksendung/Lagerung.
Total Cost of Ownership (TCO): Interne Prozesskosten vs. Auslagerung, Platzbedarf, Compliance-Aufwand, IT-Betrieb.
Kriterien zur Anbieterwahl
Datenschutz & Compliance: AVV, EU-Standorte, Zertifizierungen, transparente TOMs.
SLA & Qualität: Bearbeitungszeiten, Fehlerraten, QS-Prozesse, Eskalation.
Technologie: OCR-Qualität, KI-Klassifikation, API, DMS/ECM-Integration.
Sicherheit: Videoüberwachte Scanzone, Zugangskontrollen, Verschlüsselung, Protokolle.
Skalierbarkeit: Saisonspitzen, Mehrstandorte, internationale Post.
Transparenz: Live-Status, Reporting, Nachvollziehbarkeit.
Serviceumfang: Abholung, Rückversand, Lagerung, Vernichtung, Sonderformate (z. B. großformatig).
Implementierung: Best Practices
Prozessaufnahme: Postarten, Empfänger, Ausnahmen, Fristen erfassen.
Regelwerk definieren: Wer bekommt was? Was ist „Eilpost“? Was bleibt physisch?
Datenmodell/Indexfelder: Pflichtfelder (Kunde, Vorgang, Rechnungsnummer, Datum).
Pilotphase: 2–4 Wochen mit ausgewählten Bereichen, QS-Feedback einarbeiten.
Schulung & Change: Rollen, Zugriffe, Verantwortlichkeiten klären; knappe Leitfäden bereitstellen.
Schnittstellen: ERP/CRM/Buchhaltung anbinden, Testfälle automatisieren.
Monitoring: KPIs (Durchlaufzeit, Erstlösungsquote, Fehlerquote, SLA-Einhaltung).
Revision & Audit: Regelmäßige Überprüfung von LOGs, Berechtigungen, Löschfristen.
Häufige Anwendungsfälle
Rechnungseingang mit automatischer Vorerfassung und Freigabe.
Post für Führungskräfte bei Abwesenheit oder Remote-Work.
Standortübergreifende Postverteilung in Konzernen.
Kunden- und Vertragsunterlagen für Service & Vertrieb.
Behörden- und Gerichtspost mit Fristenmanagement.
FAQs zu PostScan
Ist PostScan das Gleiche wie eine „digitale Poststelle“?
Fast: PostScan ist der Kernprozess. Die digitale Poststelle umfasst zusätzlich Verteilung, Workflows, Rollen und Archivierung.
Dürfen Originale vernichtet werden?
Kommt auf Dokumententyp, gesetzliche Vorgaben und interne Richtlinien an. Für steuerrelevante Unterlagen gilt GoBD-Konformität; prüfen Sie interne Aufbewahrungsfristen.
Wie schnell ist PostScan?
Mit klaren SLAs ist eine tägliche Zustellung üblich; Express-Optionen sind möglich.
Was passiert mit Einschreiben oder vertraulicher Post?
Nach vorheriger Regelung: z. B. Öffnung nur mit Freigabe oder direkte physische Weiterleitung an benannte Personen.
Braucht man spezielle Software?
Ein DMS/ECM und eine Workflow-Engine sind empfehlenswert; alternativ integrierte Lösungen des Dienstleisters.
